会議の目的ってなんだっけ？これだけ押さえて！目的ある会議の条件３選

会議の目的、あなたは答えられますか？その会議は何のためのものですか？
会議を有意義にコスパよく進めるための心得をご紹介！これで今日からあなたも退屈な会議から脱却できます！

仕事上欠かせないものの1つに「会議」があります。
どの会社でも大なり小なり、毎日のように会議が行われていることでしょう。
その分、惰性でやっている会議も少なからずあるのではないでしょうか。
しかし、会議本来の目的を見失ってしまうと、時間もコストも無駄になるばかり。
より生産性を高める為にも「会議の目的」をしっかり落とし込んでおくことが重要なのです。ここでは会議の目的を参加者全員がしっかり把握し、 モチベーション高く参加できる会議の方法を伝授いたします。だらだら会議から、参加者全員が目的意識を持った有意義な会議を目指していきましょう。

１そもそも会議って何のためにするの？

１‐１． 会議とは「建設的な意思決定をする場」

ただただ会議資料を読み上げて、状況報告だけの会議になっていませんか？
本来会議とは意思決定が目的の場であり、建設的な話し合いが大前提となっています。
参加者各々、予定を調整して集まっている貴重な時間であるからこそ、全員が会議に対する目的をしっかり意識する必要があるでしょう。

１‐２．会議において目的を意識した意見・発言は必須

会議に参加する以上、何も意見や発言が無いことは居ないも同然。
なぜなら、会議の目的は議論し決定事項を導き出すことです。
意見を出した人は、その場で話を進めたり問題解決出来たりと事が運ぶのは当然ながら、意見も発言もない人はなんの進展もなく時間を無駄にするだけです。
会議本来の目的は建設的な意思決定であるため、全員が意見を言う義務があることを覚えておきましょう。

２理想的な会議とは？

２‐１．事前準備が徹底されている会議

参加者は事前に資料やアジェンダで会議の趣旨を理解しておく必要があります。
そうすることで趣旨に沿った意見や質問を前もって準備することができます。
例えば事前に自分の立場や出来ることを考えておくだけで、出てくる提案や質問も実のあるものとなります。いかに当事者意識を持って考えるかどうかが、参加者の事前準備の差だといえるでしょう。

２‐２．意見や発言をしやすい会議

会議とは参加者の立場に関わらず、 それぞれの立場から意見や提案を述べる場です。立場が変わればその視点や意見内容も大きく異なります。 例えば管理職からの意見と現場の人間の意見とでは感じ方も判断基準も違ったものになることは明らかです。しかしながらそのような意見が活発に交換され、今までにない視点を持つことでよりよい意思決定ができるといえるのです。そのためにも自然と参加者全員が発言しやすい空気の会議は理想的な良い会議といえるでしょう。

２‐３．時間を意識できている会議

終了時間が予め決られている会議は、非常に有意義なものになります。なぜなら限られた時間内で結論や決定事項をだすというゴールを目標にしているため集中して議論に専念することができるからです。逆に終了時間がない会議は、いつまでたってもだらだら長時間続く、生産性のない会議になりがちです。そうならない為にも、会議において時間を意識することは会議の意味や目的を達成するために必要不可欠なポイントなのです。

２‐４．参加者全員が当事者意識を持って臨む会議

会議は集中して有意義な時間にしたいものですよね。薄い内容で何度も繰り返し行うよりも、集中した1回の会議で終わる事は誰しも頭では臨んでいること。しかしながら毎回そうはいかないのはなぜでしょうか。理由の一つ「当事者意識」はかなり大きな部分をしめているといえます。誰かの意見待ちや、決定に従うだけのスタンスの人がいればその分会議の活発度は低くなるでしょう。「会議の目的を理解すること＝当事者意識を持つこと」でもあるので、会議の参加者は全員目的を理解する必要があるといえます。

３目的ある会議にするためには？

３‐１．ファシリテーターを選定しておく

第一にファシリテーター（会議の進行役）を事前に決めておきましょう。ファシリテーターは「目的通りに会議を進められているか」「内容が脱線していないか」「時間内におさまるか」を確認しながら、会議を進行する役割があります。このようにファシリテーターが会議の軌道修正を行う事で、参加者は当初の目的を常に意識しながら話し合うことができるのです。目的ある会議にするためにもファシリテーターは誰にするか事前に選定しておくといいでしょう。

３‐２．参加者に会議の目的を共有する

参加者に会議の目的を共有することは大前提。全員が目的を理解したうえで会議を行わなければ、1から説明が必要だったり途中で脱線したりと、効率的に会議を進められません。また、参加者が事前に会議の目的について理解しておくことで、当日はより有意義で活発な意見交換を行えるでしょう。とくにアイデア出しの会議では、事前に会議の目的を共有することで前もって深く考えることができ、当日はより考え抜かれたアイデアがを出すことができるでしょう。会議の目的はできるだけ早めに参加者に共有しておくことをおすすめします。

３‐３．会議の終了時間を設定しておく

会議を有意義にすすめるためには、あらかじめ終了時間を決めておきましょう。限られた時間内で集中して議論することで効率よく意思決定ができるからです。例えば「決定事項」と「ToDo」までを明確にします。具体的な行動に落とし込んでいくまでできれば、会議の目的は達成されたといえるでしょう。会議は話しただけでは意味がありません。具体的に何を決めて、どんな行動が必要なのかまで明確にするまでが会議なのです。

まとめ

会議の目的は参加者全員に理解・意識されて初めて意味を持ちます。だらだら報告だけの会議は無駄でしかありません。ここでは会議の目的とは何なのか詳しく解説していきました。初心に立ち返って会議のあり方について考える事ができたのではないでしょうか。良い会議・無駄な会議、あなたの参加する会議は目的を達成できていますか？もし出来ていないと感じられるようであれば、ぜひとも今回の記事を参考に体制や内容を見直してみるのもいいかもしれません。だらだら続く会議ではなく、集中して目的を達成できる有意義な会議を目指して行きましょう！