議事録の取り方・まとめ方を解説｜分かりやすい議事録を取るコツ

議事録はビジネス文書の一種であり、上司をはじめさまざまな人が目を通すため、誰が読んでも分かりやすいようにまとめることが大切です。理想的な議事録の文章には、以下のような特徴があります。

会議で議事録を上手に作成する方法とは？メモやまとめのコツを解説

議事録を担当することに慣れていない方は、過去の議事録の事例を確認し、ルールやフォーマットなどを勉強しておくのがおすすめです。また、分かりやすい議事録を取るためには押さえておくべきコツが3つあります。以下で詳しく解説するので、参考にしてください。

議事録を作成するためには、会議のスピードに沿ってメモを取る必要があります。会議の進行についていけないと、後からメモを見返した際に、自分でも会議の内容が分からなくなる可能性があるので注意が必要です。議事録を作成する段階になってから困らないためにも、会議の前に以下の情報を把握しておくとよいでしょう。

また、PCを使う場合は、必要に応じて単語登録をしておくとより効率的に記録できるようになります。

議事録を作成する際には、5W2Hの要素を書き出すことで必要な情報を漏れなく記載しやすくなります。5W2Hとは、以下の英単語の頭文字を取った言葉です。

5W2Hは情報の整理や伝達において有効な手段であり、議事録以外のビジネス文書でも多く活用されるため、押さえておくとよいでしょう。また、5W2Hの要素で会議前に把握できる内容があれば調べておくのがおすすめです。

議事録は要点を整理する工夫をし、誰にでも意味が伝わりやすいように作成する必要があります。1つのテーマに対して複数の結論がある場合や、一文が長くなる場合などには、適宜箇条書きを取り入れるとよいでしょう。内容によっては、箇条書きにすることを前提に考えながらメモを取ったほうが議事録の作成がスムーズに進む場合もあります。

議事録は自分のためだけのものではなく、上司を含む多くの人と情報共有する目的で作られるものであることを意識するのが大切です。箇条書きに限らず、どのようにまとめれば読みやすくなるかを工夫しながら書き方を考えるとよいでしょう。

議事録は会議が終わってから24時間以内に共有できる状態になっているのが理想です。会議で決めたネクストアクションを共有する際に、議事録は役立ちます。しかし、議事録がなかなか上がってこない状況では、次に動くべき内容をしかるべきメンバーに伝えるのが難しくなります。記憶頼りで指示出しをする場合、指示内容に齟齬が生まれる可能性もあるので、なるべく早めに議事録をまとめ始めるのが大切です。

加えて、時間が経てば議事録に抜け漏れが発生する可能性が高くなります。会議のメモを取り終えたら、記憶が鮮明なうちに清書して内容をまとめることで、内容の精度アップにつながるでしょう。

以下では、議事録のまとめ方のコツとして、代表的なフレームワークを2つ紹介します。

PREP（プレップ）法とは、Point（要点）、Reason（理由）、Example（具体例）、Point（要点）の頭文字を取った手法です。最初に結論や主張といった要点を伝え、次にその理由を説明し、理由の根拠となる事例やデータを提示した上で、最後にもう一度要点を述べるという伝え方になります。

PREP法の最大のメリットは、読み手の負担が減ることです。PREP法を使った文書は結論から始まり、何を伝えたいのかが最初に明確になるため、以下に続く内容が頭に入ってきやすくなります。反対に理由の説明から入ってしまうと、読み手は何の説明なのかを考えながら読まなければならず、ストレスを感じる可能性が高いので避けてください。

PREP法は応用しやすく、上司への報告や部下への指導、プレゼンテーションなどさまざまなシーンで活用できるため、押さえておくとよいでしょう。

空・雨・傘とは、課題解決のためのフレームワークの一種です。「空が曇っている」という事実から「雨が降りそうだ」と推測し、「傘を持っていこう」という結論を導き出すように、事実を元に論理的な判断をするのに用います。

空・雨・傘は、用語自体を知らなくても無意識に使っている人が多い思考方法です。しかし、空・雨・傘を意識して活用することで、より分かりやすい議事録の作成が可能になります。議事録において、空にあたるのは売り上げの数字や計画の進捗状況といった客観的な事実です。事実からどのような状況が見込まれるかという推測が雨、推測に基づいて今後何をすべきかという判断が傘にあたります。

空・雨・傘の考え方を議事録に取り入れると、課題解決の方向性が明確に理解しやすくなるのが大きなメリットです。

以下で、議事録の具体的な例文を紹介します。

上記はあくまで一例であり、会議の内容やボリュームによって記載すべき項目は変わってきます。議事録を毎回1から作成すると時間や手間がかかるので、あらかじめ以下のようなテンプレートやフォーマットを用意しておくのがおすすめです。

会社や部署で使用しているテンプレートがないか確認しておくとよいでしょう。

議事録のテンプレートは自分で作成する方法のほか、WEB上で配布されているものをダウンロードして使う方法もあります。議事録のテンプレートにはさまざまな種類があるため、会議の目的に合ったものを選び、必要に応じてカスタマイズしながら活用してください。

分かりやすい議事録を作成するためには、事前にテンプレートを準備しておくのが重要です。事前に議事録に必要な事項や、会議で重要になりそうなトピックを記載しておくことで、会議のスピードに遅れずに正確なメモが取れるでしょう。特に、会議の5W2Hについては事前に把握できそうな部分を調べておくのがおすすめです。

基本的に議事録は24時間以内に会議参加者に共有できるのが理想なので、読みやすさや分かりやすさといった質だけでなく、スピードを両立する必要があります。PREP法や空・雨・傘といった論展開のフレームワークは、素早く要点をまとめながら伝わりやすい議事録を作るのに役立ちます。