最適な会議時間の目安とは？会議の生産性向上の目安時間はこれだ！

だらだら会議にさようなら！最も集中できる会議時間の目安をご紹介します。
さらに会議の目的によって時間帯を選べば、今まで以上に効率アップを図れます。
今回は様々な会議時間の目安にフォーカスし、生産性を高める方法を提案します。

せっかく会議をするのであれば、だらだら続けるよりも限られた時間で実りあるものにしたいですよね。ずっと長時間続く会議では、時間も気力も無駄にするばかりです。
そこで是非とも知って頂きたい「人が物事に集中できる時間」。
会議に集中できる時間を正確に把握し、効率的で有意義な会議を目指していきましょう。

1会議の理想的な時間の目安と時間帯は？

1-1　1時間程度が理想的

会社によって会議時間もまちまちですが、長ければ良い会議とは限りません。一般的に、人の集中力が持続するのは「50～60分程度」が限界だといわれています。人間が長時間なにかに集中し続けることは非常に困難というわけです。そのため会議はできるだけ「1時間以内」におさめることが理想的。あらかじめ会議の終了時間を決めておくなど工夫しながら、会議を効率的に進めていくといいでしょう。
そうすることで、限られた時間で集中して会議に臨むことができます。

1-2　午前中の会議

物事の判断や、報告連絡相談など「決定・共有を目的にする会議」は、午前中に開催することがおすすめです。なぜなら出社間もない午前中は、ストレスもなく脳がクリアで働きやすい時間帯だからです。午前中は特に論理的思考を司る脳の前頭前野が活発になるため、情報のインプットや問題解決といった作業に適した時間帯。そのため決定・共有を目的とする会議がスムーズに行えるのです。物事の判断や、報告連絡相談がメインになる会議は是非とも午前中にセッティングしましょう。

1-3　午後の会議

一方で創造性やクリエイティブを重視する会議は午後に開催してみましょう。午前中、論理的思考モードだった脳も、午後になると情報を取捨選択し必要なものだけにフォーカスするようになります。そのため、マンネリを打破したい時やユニークな発想や意見を追及していくのであれば、午後の会議が最適です。このように今までとは違うクリエイティブな会議は午後にセッティングと覚えておくと、より質の高い会議にすることができますよ。

2会議の生産性をあげるためには？

2-1　会議資料やアジェンダは事前に共有

会議の生産性をあげるには、事前に会議の趣旨や内容を各々把握しておくことが重要です。参加者全員が同じ認識で会議に臨むためにも会議資料・アジェンダを事前に共有しておくことは大前提の話しになります。ここを押さえておくことで、会議の時間で一から説明する手間を省き、不要な時間をカットすることができます。結果的に会議の本筋に集中することができ、生産性を高められるのです。以上のことから、会議資料やアジェンダは必ず事前に共有しておきましょう。

2-2　ファシリテーターを決めておく

会議では進行役の他に「ファシリテーター」を決めておく事をおすすめします。ファシリテーターとは、会議状況の把握や参加者から意見を引き出すなど、議論を円滑に進めて会議を滞りなく着地させる役割となります。話が長引いたり脱線しそうになったりしたときもファシリテーターが軌道修正を行い、会議を時間内におさめるのです。このように、会議に進行役とは別にファシリテーターを決めておくことで、より密度の高い有意義な会議にすることができるのです。

2-3　適度なコーヒーブレイクで気分の切り替え

もし会議が行き詰りを見せたら、一旦休憩を入れることも生産性アップに有効です。数分程度の休憩でも、脳はリフレッシュします。簡単なストレッチを取り入れたり軽く身体を動かすことで、血流がアップし集中力も高まります。限られた時間内で実りある会議にするためにも、思いきって休憩をはさんでみるのも一つの手といえますよ。

3【目的別】会議の時間帯目安

3-1　取引先との会議や商談

取引先との会議や商談をする時間帯の目安は「昼すぎ～夕方」にかけてです。しかし昼食直後だけは避けておきましょう。なぜなら、昼食直後の体は消化に集中して働くため、脳への血流が減少し眠気も誘発されます。そのような状態で会議や商談を迎えるのはやや危険。時間が経ち徐々に脳も働き出したころであれば、程よいリラックス状態を維持できるようになります。そのためプレゼンや提案にも、緊張の少ない状態で挑めるのです。是非とも取引先との会議や商談には、食後を避けた午後の時間帯をチョイスしてみてくださいね。

3-2　謝罪・お詫びをする場合

もし謝罪やお詫びが必要とされる会議の場合、「午前中もしくは午後一」が望ましいでしょう。午前中はまだ一日のうちでもストレスが少ない状態のため、臨機応変に対応しやすいメリットがあります。一方で午後一は、休憩後のリラックス状態で臨めるため落ち着いて事を進められます。午前のうちに終わらせるか、午後のリラックス状態で臨むかどちらか自分に合う方でセッティングすることをおすすめします。

3-3　上司や目上の人との会議

上司や目上の人との会議は朝一を避けた時間を選びましょう。理想は「昼前」頃。役職者となると朝一は各方面からの相談や確認依頼など仕事が立て込むことが予想されます。そうなると事前に会議資料に目を通す時間もないため、できれば朝一を避けた時間帯が望ましいでしょう。上司の状況を確認しつつ十分な会議前の時間を確保した上で会議をセッティングするようにしましょう。

まとめ

だらだらと長時間の会議を続けるよりも「1時間以内」という目安をあらかじめ設けておくことで、集中して会議を行う事ができ、結果会議の生産性を高めることができます。もし長引きそうな場合でも、事前にファシリテーターを決めておけばすぐ軌道修正を行ったり、時間配分を考えた進行が可能となります。また会議は目的によって時間帯を変えることで、より最適なコンディションで臨むことができることが分かりましたね。このように会議を行う上で知っておくと非常に有益な情報も合わせてご紹介して参りました。時間を制するものは会議を制する！

是非とも今回紹介した会議時間の目安を参考に、より価値のある会議にしていきましょう。