社会人の常識！？知らないと損！会議とミーティングの違い

「会議」も「ミーティング」も、複数人が集まって話し合うものです。業務を円滑に進めるために欠かせませんが、この2つの違いを明確に理解し、使い分けできている人は少ないかも知れません。
会議とミーティングの違いを知っておけば、参加者の人選や集まる目的が分かりやすくなることから、生産性も高まると言われています。そこでこの記事では、会議とミーティングの違いと、効果的な進め方をご説明します。

１．会議とミーティングの違い

１‐１．会議の特徴とは

会議では、話し合うべき議題や明確な目的のもと、今後の方針や結論を出すために、複数のメンバーが集まって議論を行います。会議の場で、目的や議題に関する意思決定がなされるのが大きな特徴です。ただ意見を出し合うだけで、何かを決める必要がない話し合いは、会議の定義から外されます。

また、結論を出すために行うという特性上、意思決定に責任を持てるメンバーが参加者になるところも特徴の1つです。

【例】

• 経営会議：現在の経営状況を正確に把握することで、今後の経営方針を決定する
• 予算会議：現在抱えるプロジェクトや事業を考慮し、部署ごとの予算を決定する
• 営業会議：来期の売上目標と、現在の売上状況から販売促進策を決定する
• 進捗会議：プロジェクトの進捗状況を報告し、今後のスケジュールを決定する

１‐２．ミーティングの特徴とは

ミーティングは、参加者全員での情報共有や、参加メンバー同士のコミュニケーションが主な目的です。会議とは異なり、必ずしも意思決定を行う必要がない、というのが大きな特徴でしょう。会議に比べ、チーム単位など少人数で行われることが多く、1対1で行われる場合もあります。

参加者は、役職や立場に関わらず、状況によって選出される点もミーティングの特徴です。例えば全く関係ない部署からメンバーを呼び、違う目線からのアイディアを集めたい時などにもミーティングが行われます。

【例】

• キックオフミーティング：プロジェクトのスタート時、メンバー選定理由やプロジェクト内容、ゴールを共有するために行われます。
• 1on1ミーティング：上司と部下が定期的に1対1で対話し、悩み相談や、目標設定など、コミュニケーションを取るために行われます。
• 進捗報告ミーティング：営業の予算達成状況やプロジェクトの進捗など、決定事項がない場合において、業務の現状を報告・共有する際に行われます。
• アイディア出しミーティング：ブレインストーミングとも呼ばれるミーティングです。新商品の開発や、新しいプロジェクトの発足に向けて、参加者同士で新しいアイデアを生み出したい時に行われます。

上記の特徴を考えると、会議とミーティングには「意思決定が必要であるか」という大きな違いがあることが分かります。何かを決めなくてはいけない場合は会議を、報告や共有を行いたい場合はミーティングを行うのが適切というわけです。

２．会議やミーティングを効果的に進めよう

会議とミーティング、それぞれ言葉の違いが明確になると、参加者や目的・議題も選びやすくなります。さらに参加者全員が会議とミーティングの違いを理解していれば、その場における自分の役割や、この時間で何をしなければいけないのか目的が把握できるため、会議やミーティングの生産性もぐっと高まることでしょう。

ここからは、さらに会議やミーティングを有意義な時間にするため、効果的な進め方について解説していきます。

２‐１．時間を決める

会議・ミーティングどちらの場合でも、ダラダラ時間をかけるのは良くありません。大切な業務時間を無駄しないよう、事前に終了時刻を定めておきましょう。時間に限りがある方が集中力も途切れませんし、メリハリを持って進めることができます。

２‐２．目的は常に明確にする

この場は何を目的とした会であるか、参加者全員の共通認識を持つようにしましょう。最終的に意思決定が必要なのか、単純に情報共有を行いたいのか、目的が分かれば各々準備もできます。

２‐３．意見を出しやすい雰囲気を作る

特に意見を出したり議論を行う場合、新人や若手社員は周りへの遠慮から中々発言ができないこともあるでしょう。みんなに平等に意見を求めたり、否定的な意見は極力避けるルールを設定するなど、意見を出しやすい雰囲気づくりも必要です。

２‐４．議事録を作成する

会議でもミーティングでも、議事録の作成はとても重要です。欠席者や参加メンバー以外にも内容の共有ができるようになりますし、後から振り返って内容を思い出せるようにするためにも欠かせません。

２‐５．話しが脱線しないよう心がける

議論やアイディア出しが盛り上がると、少し内容が脱線してしまう、なんていうのはよくあることです。しかし、そのまま会議・ミーティングを続けると、結局大切な部分が抜けてしまい、時間ばかりが過ぎていってしまいます。多少の雑談は雰囲気作りにも必要ですが、脱線しすぎないよう心がけましょう。

まとめ

会議は結論を出す場・意思決定の場であるのに対し、ミーティングは情報共有やアイディア出しなど、コミュニケーションの場として開かれます。それぞれ違いはあるものの、上手く使い分けができていない企業もたくさんあることでしょう。

しかし、目的によって使い分けを行うことで、無駄を省き生産性を高めることができます。忙しい業務の中で行う会議やミーティングの時間を、できるだけ有意義なものにするためにも、それぞれの違いを理解し、使い分けていくことが大切です。