会議依頼のメールで悩まない！簡単に依頼メールを作る秘訣まとめ

スマートかつ簡潔な会議依頼メールを伝授。ポイントさえ抑えていれば、悩まず短時間で完成します。社内・社外別のメール例文も合わせてご紹介。これさえ読めば今日からあなたも会議依頼メールの達人です！

仕事をするうえで避けては通れないビジネスメール。社会人として適切な言葉遣い・情報伝達能力が問われる場面でもありますよね。中でも会議依頼のメールは、社内社外問わず頻度も多いもの。

だからこそ、相手の立場や状況に配慮し簡潔に伝えるスキルが必須と言えるでしょう。ここでは、そんな会議依頼メール文について詳しく解説していきます。
この記事を読めば、どんな会議依頼メールでも素早く作成できるようになりますよ。ぜひ参考にしてみてください。

1 依頼メールのポイントと注意点

1-1 件名は簡潔に分かりやすく

依頼内容がひと目で伝わる件名を作成しましょう。「会議に関する事前アンケートのお願い【期限～まで】」のように、件名でメールの大筋が分かれば、相手もすぐ返信に移ることができます。結果、仕事も早く進むことになるでしょう。逆に「〇〇の会議について」といった件名だと、相手はメールを開くまで会議の何を指しているのか、どんなアクションが必要なのかわかりません。そのため、メールの依頼内容が大筋で分かる件名を心がけましょう。

1-2 会議の情報を簡潔に説明する

会議の議題や日程といった情報は参加者全員に伝達することが必須。
・会議の趣旨
・日時
・場所
・必要なもの
上記の内容で漏れがないかしっかり確認しておきましょう。
その他にも、会議を開く背景(理由）も簡潔に載せておけるとより好印象。既に参加者が会議内容を理解している場合は不要ですが、途中参加や初めての顔合わせの際は意識したいところです。

1-3 返答の期限を決める

会議への「参加・不参加」のように、返答を必要とする場合は必ず期限を設定しましょう。
いくら分かりやすい件名・内容であっても、相手から返事が無ければ意味がありません。「相手を急かしてしまうんじゃないか」と不安に感じる方もいるかもしれませんが、期限設定は社会人としてのマナー。相手のスケジューリングに必須なものになりますから、円滑に仕事を進めるためにも、期限についてはしっかり提示していきましょう。

2 会議依頼メールを送る際の注意点

2-1 発信者（自分）の情報記載

初めてメールを送る相手にはこちらの情報（会社名・名前・所属・電話番号・メールアドレス）は明記する必要があります。
もし情報が無ければ、最悪の場合迷惑メールとみなされ返信すらもらえない可能性があります。そのため、自分の情報は忘れずにしっかり明記するようにしましょう。

2-2 内容は明確に(曖昧な表現はNG）

会議の依頼をする上で、メール内容ははっきり明確にすることが必須。
もし曖昧な表現であれば、誤解が生じたり相手に余計な負担を掛けることにならないからです。
例えば、「少し早めに」や「～だと思います」といった表現では、確信を持って行動に移せません。
「10分前にはご着席ください」と数字を用いた案内や「事前の準備は不要です」と言い切る形を意識してください。特に会議は各々予定を調整して集まる為、誤解や認識違いで無駄な時間を取る事だけは避けたいところ。そのためにも曖昧な表現ではなく、明確な内容を伝えるようにしましょう。

3会議依頼メール例

3-1社内向け会議依頼メール

件名：～に関する会議の日程調整のお願い【ご回答期限〇月〇日】
本文：
○○様
お疲れ様です。
〇〇(部署)の●●(名前)です。
以前お話しさせて頂いた～に関する会議の日程調整をお願いしたく存じます。
下記候補でご都合の良い日程はございますか？
【会議候補日程】
・〇月〇日（■）　 ○○時 ~○○時
・〇月〇日（■）　 ○○時 ~○○時
・〇月〇日（■） 　○○時 ~○○時
お忙しいところ恐れ入りますが、〇月〇日までにご回答頂けますでしょうか。
何卒よろしくお願い申し上げます。
（部署・名前）
E-mail:～＠～
電話：＊＊＊-＊＊＊-＊＊＊

3-2 社外向け依頼メール

件名：～に関する会議の日程調整のご相談
本文：
株式会社○○
○○様
お世話になっております。
株式会社〇〇の○○です。
先日は貴重なお時間を頂き、誠にありがとうございました。
次回の会議では先日のお話を踏まえ、詳しいお打ち合わせが出来ればと存じます。
下記の候補日時にてご都合の良い日はございますでしょうか。
【会議候補日程】
・〇月〇日（■）　 ○○時 ~○○時
・〇月〇日（■）　 ○○時 ~○○時
・〇月〇日（■） 　○○時 ~○○時
会議の所要時間は約1時間を予定しております。
上記日程で難しい場合は改めて調整可能でございますので
ご希望日時を３日ほど提示くださいませ。
お忙しい所誠に恐れ入りますが、〇月〇日までにご返答を頂ければと存じます。
何卒ご確認のほど、よろしくお願い申し上げます。
（部署・名前）
E-mail:～＠～
電話：＊＊＊-＊＊＊-＊＊＊

3-3 会議依頼メールは感謝と配慮を忘れずに

どんな会議であっても、参加者は各々スケジュールを事前に調整して会議に臨みます。
忙しい合間を縫ってメールを確認する場合もあるでしょう。
そういった背景も想像しつつ、相手への配慮と感謝は忘れずに伝えていきましょう。
「お忙しい所恐れ入ります」「お手数お掛けし申し訳ございません」といったクッション言葉を添えること、「貴重なお時間を頂きありがとうございます」「今後ともどうぞよろしくお願い致します」のように相手への感謝と、今後も続くやり取りへの挨拶をしっかり抑えましょう。
お互い気持ちよく仕事をしていくうえで、欠かせないコミュニケーションが感謝と配慮です。いつも忘れずに意識していきましょう。

まとめ

会議依頼メールは、正確な内容と簡潔さを心がけることが一番のポイントです。
なぜなら参加者全員が同じ認識で会議に臨むことが最大の目的だからです。
もし誤った情報や行き違いがあったら、人が揃わなかったり勘違いが起きたりと会議どころではなくなるでしょう。
効率よく会議を進める為にも、会議依頼メールを作成するところから既に会議が始まっていると言えます。
だからこそ、相手が一目見て内容が分かる文章と、会議に必要な情報を正確に示すことが重要。上記で挙げたポイントを抑えていけば、依頼メールという会議前の一仕事もサクッと終わらせる事ができます。是非参考にしてみてくださいね。