会議室をレンタルしたい！選び方と注意点とは？

みなさんは「会議室をレンタルする」という選択肢を選んだことはあるでしょうか。中には毎月のように定例会議などでレンタルしている、という方もいらっしゃるでしょう。
貸会議室などと呼ばれるレンタルスペースは、施設によってサービス内容や設備が異なるため、目的に合わせてレンタルする会議室を選ばなければいけません。今回は、会議室をレンタルしたいシチュエーションや、選び方、また注意点についてご説明します。

１．会議室はどんな時に「レンタル」するのか

規模の大小はあれど、ほとんどの会社に最低1部屋は「会議室」と呼ばれる場所が存在すると思います。では、どのような時に会議室のレンタルが必要になるのでしょうか。よくあるパターンを確認してきましょう。

１‐１．人数に対して会議室が狭い

大人数が集まっての研修や説明会、セミナーを開催する場合など、自社の会議室では広さが足りないというケースは珍しくありません。広さが十分な会議室はあっても、ほかの会議で埋まっているパターンもあるでしょう。

会議室をレンタルするということは、人数や用途にに合わせた広さの会議室を使用できるということです。これは特に大きなメリットといえます。

１‐２．出先から会議室を確保したい

多くの貸し会議室は、スマホやタブレット端末、パソコンからのレンタル予約が可能です。出先で会議の場を確保しなければいけない！という状況になった場合、ネット環境さえあればすぐに空いている会議室を探し、押さえることができます。

公式サイトからの申込みのほか、Googleカレンダーなどの機能を利用して予約可能な会議室もあるようです。今すぐ会議室を押さえておきたい！というパターンで、非常に重宝されています。

１‐３．社外の人と会議をしたい

自社の分野外の作業を社外へ依頼する際、その会社の方を交えた会議を行うケースはままあります。自分の会社が受注する側として、社外の方と会議ですり合わせや相談を行うこともありますよね。

いつもと違うメンバー、いつもと違う人数、いつもと違う場所。「社内での会議とは異なる状況」だからこそ、会議室をレンタルする方が多くいらっしゃいます。参加者同士が集まりやすい場所で会議室をレンタルすれば、会議室の空きを待つ時間も必要なく、それぞれ異動の時間を削減させることだって可能です。

自社内にいつでも使えてそれなりの広さがある会議室があるのであれば、お金もかかりませんし、そこを利用するのがベストでしょう。「イレギュラーな状況」や、「場所の融通を利かせたい」場合など、あるのもでは足りないときこそ、会議室のレンタルをおすすめします。

２．会議室をレンタルするときの選び方

２‐１．使用目的や用途、人数を明確にする

貸し会議室は、通常の会議だけでなく、セミナーや研修、講演会など様々な用途で活用できます。そのため、場所も広さも設備も様々。使用目的に合わせて選ぶことが非常に重要です。いざ会議当日、部屋に入ったら想像と違っていた、なんていうことでは困ります。

会議室のレンタルを考えたら、例えば以下のような条件は確認必須です。

・場所：自社の近くが良いのか、社外のメンバーも交えた会議なら先方の会社の近くが良いのか
・人数：何人程度を予定しているのか、直前に増えても良いように多少余裕があるか
・設備：使用目的によって、大きなモニターやプロジェクターなどが使用できるか、貸出や持ち込みは可能か

また、もし何かの事情で予約後に広さを変更したくなった場合、部屋の種類が少ない会議室だと変更の対応が不可なことも考えられます。できるだけ柔軟に動けるよう、バリエーション豊富な施設を選んでおくと安心です。

さらに、特に大人数で集まる場合、下見がOKな会議室であれば、開催前に部屋の様子や会議室への行きやすさなどをチェックしておくといいでしょう。

２‐２．見積もりを取ってみる

会議室のレンタル料金は、サービス内容や会議室の広さによって異なります。無駄に広く高額な部屋を借りる必要はありませんので、具体的な利用金額を把握するためにも、複数の候補を探し実際に見積りを請求してみましょう。もし広さや設備で不明点があれば、料金と合わせて問合せを行うのもいいですね。

また、多くの貸し会議室は、「1時間単位」で料金が発生します。参加人数が多い、議題が重要事項であるなど、時間が押しそうな会議の場合、延長の可否とその際の料金はいくらになるかも確認しておきましょう。

２‐３．アクセスをチェック

様々な理由で遠方から参加者が来るケースもあります。そのため、会議室はできる限り多くのメンバーにとって、アクセスしやすい立地でレンタルしておきたいものです。駅から徒歩数分程度で移動できる会場であるか、比較的分かりやすい建物であるかなどをチェックします。

だいたいの貸し会議室は駅から近い便利な場所にありますが、参加者が車で会場まで来ることも考え、会場や近隣に駐車場があるかどうかも確認しておきましょう。

３．会議室をレンタルする時の注意点

会議室をレンタルする際は、先に紹介した選び方と合わせ、以下の項目にも注目してみてください。

・時間の設定は適切か？
・会場の大きさは広すぎず・狭すぎず適切か？
・会場内での飲食は可能か？
・大きな音を出しても問題ないか？
・資料の事前預かりはしてもらえるか？
・キャンセル料はいつから、いくら発生するか？

色々と嬉しいサービスが提供されているとはいえ、自社内での会議と異なり、なんでも融通が利くわけではありません。これだけは外せない！という条件があれば、予約前の確認が必須です。

まとめ

自社内の会議室では事足りない時、会議室に空きがなくて困った時、大変便利なのが会議室のレンタルです。場所や料金、設備なども様々ですから、目的や用途に合わせて選ぶことができます。

もし会議室をレンタルしよう！と思ったら、今回ご紹介した選び方や注意点を参考に探してみてくださいね。