【テンプレート付き】会議レジュメって何？書き方の基本

仕事をしていると、業務の一環として「レジュメ」を作成するタイミングは多々存在します。よく耳にする言葉の割には、いざ作成しようと思ったら書き方が分からなかった、というのはよくあることでしょう。多くの人が目にするレジュメ。
せっかく作った資料を存分に活用するためには、基本のポイントを押さえておくことが大切です。今回は、会議レジュメっていったいどんなもの？というところから、書き方の基本とポイントまで、すぐに使えるテンプレートとあわせて詳しく解説します！

１．「レジュメ」とは

レジュメとは、フランス語の「résumé」を語源とし、日本語に訳すと「文章を要約したもの・概要」という意味の言葉です。「レジメ」と言われるケースもあります。

ビジネスで使われるものだけではなく、論文の内容をまとめたものや、講演会・講義の内容を要約したものなどもレジュメに該当する資料です。最近では、プロフィールを簡単にまとめたような履歴書のことを、レジュメと呼ぶこともあります。

ビジネスシーンにおいては、社内であれば会議の概要をまとめるパターンが多く、社外向けだと顧客向けのプレゼン資料としてレジュメを用いるパターンも少なくありません。社内・社外どちらにしても、業務をスムーズに進めるために欠かせないアイテムです。

２．会議レジュメの基本項目

会議レジュメを作成する際、押さえておきたい基本項目には、以下のようなものがあります。社内に会議室が1つしかない場合など、状況に応じて不要なものは省いてくださいね。

・タイトル
・報告者名
・開催日時
・開催場所
・参加予定者
・議題や会議の目的
・検討事案
・その他会議で使用する資料
・次回開催日時
・次回開催場所

レジュメはあくまで概要を伝えるためのものです。各項目を細かく記載してしまうと、かえって要点が伝わりにくくなるため注意しましょう。とにかく簡潔に、それぞれ短い文章を用いての構成がおすすめです。

また、顧客に向けて配布する場合は、自社のロゴを入れる、適宜装飾を追加するなど、デザイン面でも目を引く資料を作成するようにします。あまりにも簡素すぎると、場合によっては会社のイメージダウンにもなり兼ねず危険です。

３．会議レジュメ作成時のポイント

３‐１．レイアウトを整える

会議レジュメは簡潔にまとめることが前提ですが、ただ白紙に文字を並べれば良い、というわけではありません。みんなが見やすいように、表でまとめる、箇条書きや番号を振る、数字や空白の全角・半角を揃える、フォントカラーやサイズを適宜変更するなど、レイアウトを整えることを意識しましょう。

もちろん凝ったデザインにする必要はないのですが、ビジネス文書として最低限のデザインは求められます。

３‐２．議題に対する時間配分を記載する

会議を進めるために用意する資料である、ということを踏まえ、例えば下記のように時間配分を記載しておくとより親切です。

・議題Aの進捗報告（10分）
・議題Aの○○について（15分）
・議題Bの進捗報告（10分）
・議題Bのトラブルについて（30分）

必ずこの時間通りに進めなければいけないわけではありませんが、レジュメに記載しておくことで、会議参加者が大体のスケジュールを把握することができます。無駄に長い会議になることを避けるためにも、レジュメの段階でペース配分しておきたいですね。

４．会議レジュメのテンプレート

会議レジュメのテンプレートは、インターネット上でもたくさん公開されています。様々なパターンのものがありますし、無料でもある程度デザインが整ったものも多いので、会議レジュメの作成に困ったら便利に使っていきましょう。

最後に、ここまでの基本項目やポイントを踏まえつつ、レジュメのテンプレートを2つご紹介します。

４‐１．社外でもOK！基本の会議レジュメ

タイトル：第1回 ○○会議レジュメ
報告者：山田一郎
開催日時：20××年×月××日（金）10:00～11:00（予定）
開催場所：本社 第二会議室
参加予定者：齋藤リーダー、山田、吉田
議題：××の販促について
検討事案：
1．現状の課題について（15分）
2．今後のスケジュールについて（45分）
会議資料：△△データ、トラブル事案一覧
次回開催日時：20××年×月××日（金）10:00～11:00（予定）
次回開催場所：本社 第二会議室

４‐2．社内用としてさらに簡潔な会議レジュメ

タイトル：○○会議
日時：20××年×月××日（金）
場所：本社 第二会議室
参加者：齋藤、山田、吉田
議題：
・××について
・××について
・××について
その他：特になし
備考：参考資料別途配布

まとめ

レジュメはものごとの概要をまとめたものであり、仕事をスムーズに進めるために重要な役割をもつ資料である、ということがお分かりいただけたでしょうか。特に会議レジュメの場合、自分だけのメモとは異なり、他の会議参加者にも分かるよう、簡潔に記載することが大切です。

もし会議レジュメの作成で困ったら、今回ご紹介した基本項目とポイントを押さえ、簡潔にまとめられるよう心がけましょう。そして社内ですでに決まった形式が無いときには、ぜひテンプレートも活用してみてくださいね。