意味ある時間にしたい！最高の会議を行うコツとは

１．流れとゴールを明確にする

会議を行うにあたって一番大切なのは「円滑に進行されること」です。会議を効率よく進めるためには、その場を上手くリードしながら、参加者が意見を出しやすい雰囲気を作り出せる進行役が欠かせません。

進行役となる社員は、会議の前までに会議の目的をしっかり把握し、どのような流れで何を共有し何を決めるのか、つまりゴールを明確にします。さらに意見を出すために何分、意見をまとめるために何分、といった時間配分から、誰にどう話を聞くのかなど、ゴールに至るまで流れを考えておくことも必要です。進行役に慣れていない場合は、進行表・アジェンダを作っておくと安心でしょう。

何のための会議なのか、どんな流れで進めるのが最適なのか、誰に参加してもらい、どのくらいの所要時間なのかなどをはっきりさせておく。良い会議を行うためには事前準備が大切です。

２．会議は全員参加が鉄則

会議が上手くいかない理由のうち、最も多くの人が感じているのが「意見が出ない」という点です。しかし、意見を言わないからといって、参加者全員が「何も意見を持っていない・考えていない」ということではありません。実は「間違った意見を出したら否定されるかも」「何となく雰囲気敵に発言しづらい」、だから声を上げられないというパターンがほとんどではないでしょうか。

そんな状況を打開するためには「一人ずつ、全員順番に意見を聞いていく」方法をおすすめします。会議ではよく「意見がある人はいないか」と全体に聞きがちです。でもこれだと参加者は「他の人が答えるだろう」と思い、せっかく参加する会議の場が他人事になってしまいます。全員順番に意見を求めていけば、必ず発言することになるため絶対傍観者にはなりません。会議は全員参加が鉄則である、ということを頭においておきましょう。ただし、参加人数が多い会議ではリーダーが取りまとめて意見を出す、1人当たりの話す時間を決めるなど柔軟な対応が求められます。

しかし、この方法は「意見を出すことを強制されている」と感じる参加者も出てくる可能性があります。拒否感を回避するためにも「〇回まではパスしてもいい」と事前に声かけをしておく方法もあります。あくまで気軽に話しやすい雰囲気を作ることが重要です。

また、どんな意見もまずは笑顔で受け止めるようにすると、参加者は安心して発言できるようになります。自分の意見を否定されない、ちゃんと耳を傾けてもらえると参加者が感じられる場所を作っていくことが必要です。 

３．参加者が納得しない会議に意味はない

多くの意見が出て、その意見を戦わせて、とても充実した意義のある会議だった。会議の時はそう思っても「結局会議で決まったことを誰も守らない・実行しない」という経験はないでしょうか。それは会議での決定事項を、参加者が理解、納得できていないという証拠でもあります。

何のために何をして欲しいのか、特にリーダーとなる社員がその点をよく理解し納得して業務にあたることで、プロジェクトの進捗自体がスムーズに進むようになるのはままあることです。

全員から意見を集め議論をして終わり、ではなく、分かりやすく整理して参加者が納得できる形にまとめることができれば、会議はビジネスを推進するための大きなきっかけとなるでしょう。

４．会議を意味のある時間にするために

では実際に会議をスムーズに進め、参加者にとって意味のある時間にするにはどうすればいいのでしょうか？最近では会議を円滑に進行するためのスキル「ファシリテーション」に注目が集まっており、講習会やネット上での勉強会を開催している企業も増えてきています。それだけ意味のない会議に悩んでいる会社や社員が多いということですね。

株式会社すごい組織が提供するサービス「すごい会議」でも、会議での困りごとを解決するためのコーチングを行っています。目的や目標設定、行動計画の作成に進捗会議の提案など、4つのフローに分けて会議を効率化。業種・業態によって課題と顧客ニーズは異なるので、様々な業種に最適化したプランをご案内します。

参加者にとって良い会議の時間を作ろう、と思っても、どう工夫すればいいのか迷うのは珍しいことではありません。中々上手く進まない、工夫の成果がでないとお困りの時は、外部のサービスを利用したり、ノウハウを学んでみてはいかがでしょうか。