【そうだったの！？】会議録と議事録の違いって何？

似て非なる言葉というのはたくさんありますが、「会議録」と「議事録」にはどんな違いがあるのでしょうか？
もし違いがあるならそれを理解して使い分けなければ…！と考える皆さまに向けて、今回は「会議録」と「議事録」の違いについて深掘りしていきます。

１．「会議録」と「議事録」の違い

会議録と議事録は何がどう違うのか、早速その言葉の意味を見ていきましょう。

・会議録とは
会議の内容や経過などを記録した文章のことです。議事録ともいいます。
・議事録とは
議事の内容や審議経過、決定事項などを記録した文章のことです。会議録ともいいます。
議事とは会合して審議を行うことです。

これで全てお分かりだと思います。そうです、つまり「会議録」と「議事録」は基本的に同じ意味を持つものだったのです。しかし、ではどうして若干説明に違いがあるのかが気になります。ポイントは「会議」と「議事」にありそうです。

２．なぜ会議録と議事録に分かれているのか

会議録と議事録がほぼ同義のものであるとして、「会議」と「議事」には明確な違いがあることをご存じでしょうか。

・会議とは
議会だけではなく、複数の人が集まって協議を行うことです。
・議事とは
議会で行われる会議のことです。

会議が一般企業でも使われる言葉だとしたら、議事は国会や市議会などで使われる言葉と区分されています。とは言え、現代においてはそれほど明確な使い分けはされておらず、一般企業でも会議後にその内容をまとめた資料を「議事録」と呼ぶこともあるでしょう。
言葉が違うと意味にも違いがあるのかも？と思ってしまうものですが、周囲にどれがどのような資料であるかが伝わりさえすれば、会議録でも議事録でも、それほど気にしなくて良いかも知れませんね。

３．会議録や議事録の書き方

３‐１．注意したいポイント

会議録や議事録は、単純に会議内容のメモ、というわけではありません。会議参加者以外の人にも、会議で話し合われたこと、決まったこと、今後の展開などを共有するための資料です。そこを踏まえて、下記のようなポイントに注意しながら作成していきましょう。

・誰が何を言ったかが分かるように記載する
・装飾過多で見づらくならないようにする
・ホワイトボードなどで説明されたものについては、写真を取って張り付けるといった工夫をする
・自分自身が分からない、理解しないまま資料を作らない

会議録や議事録を作成するときは、何をおいても「分かりやすく」が鉄則です。会議中にできるだけメモを取っておけると良いのですが、手書きにしてもパソコン入力にしても、どうしても漏れがでてしまう可能性があります。特に議論が白熱してくると、重要な箇所を聞き逃してしまっていた、メモしきれなかった、というパターンも出てくることでしょう。
その対策としては、録音や録画をおすすめします。Web会議の場合、ツールに録画機能が付いているものも多いので、ぜひ活用していきたいものです。ただし、断りなく録音・録画するとトラブルの元にもなりかねないため、前もって参加者全員に許可をもらうようにしましょう。

３‐２．一般的な記載項目

会議録も議事録も、一般的にマストとされる記載項目に以下のようなものがあります。

・会議名
・開催日時
・開催場所
・出席者と欠席者
・議題とそれに対して出た意見や提案
・決定事項
・定期開催であれば次回予定

その他共有された資料があれば備考として添付すると、より分かりやすくなります。またメモを取ったものを全部記載するのではなく、重複した内容があればまとめる、本筋に関係ないものは省くなど、情報の整理整頓が必要です。

３‐３．共有前のチェックが肝心

会議録・議事録が完成したら、達成感も手伝いすぐ社内全員に共有したくなるものです。しかし、それはとても危険！会議に慣れたベテラン社員であればいいですが、新人社員の場合自己満足な資料になってしまっている可能性があるからです。
また慣れている社員であっても、忙しい中会議録・議事録を作っていると、うっかり内容がまとまりないものになってしまっていた、ということだってあり得ます。
作成物をチェックされるのは緊張するものですが、いったん自分で読み返し、さらに上司や先輩に確認してもらうことが肝心です。できたら同じ会議に参加したメンバーがベストですね。
何か資料に間違いがあっても、多くの人が見てから訂正を入れるのは結構大変ですし、焦りや気苦労を感じるものです。共有前のチェックで、抜けや漏れ、分かりにくい箇所があれば指摘してもらうようにしましょう。

まとめ

いかがだったでしょうか？議事録も会議録も、会社で働いていると耳になじんだ言葉ですが、実際に意味を調べてみると結果的には「概ねどちらも同じ」ということが判明しました。人によってどちらを使うかが分かれている、ということなのでしょう。
いずれにしても、重要なのはその内容です。議事録や会議録を作成するときは、今回ご紹介した書き方を参考に、誰が見ても分かりやすい資料になるよう気を配ってみてくださいね。