意識を変えよう！「役立つ」会議にする方法

何かを決めたい、何かを相談したい。どんな時でも会議は身近な存在です。特に会社という組織の中で動いていれば、会議を欠かすことはできません。しかし実際会議を開催すれば、意見が出ない、まとまらない、ダラダラと時間が過ぎていく会議が大多数…。一部のメンバーがひたすら話すだけの会議もあったりと、非常に「辛い」会議がよく行われているのも否定できません。
そこで今回は、会議に対する意識を変えよう！ということで、充実した役立つ会議を行う方法を解説していきます。

１．会議が辛いと思う原因

参加するのが嫌だな、と思うような会議とはどんな会議でしょうか？会議嫌いを生み出す環境について、具体例をみていきましょう。

・そもそも会議の目的がない
・参加しなくてもいいメンバーが呼ばれている
・不要な資料が多い
・事前に会議の進め方が共有されていない
・話が脱線する、同じ話の繰り返しが多い
・時間通りに始まらない、時間が過ぎても終わらない

いかがでしょうか。こんな会議、想像しただけでも辛くなってしまいますね。

２．効率アップ！会議を役立つものにするコツ

会議の議題や参加メンバーは様々でも、辛い会議になる原因はほぼ先に出た内容で共通しています。しかしだからこそ、コツさえ掴めば、どんな会議でも業務に「役立つ会議」にさせることができるのです。ここからは充実した会議にするためのコツを解説していきます。

２‐１．会議の目的は事前共有が吉

会議の目的や議題が事前に分かっていれば、内容について考えを整理したり準備する時間を作ることができます。会議スタート時からすぐ議論を始められるよう、会議前日までには参加者全員に共有するようにしましょう。

２‐２．参加者をしっかり選定する

とりあえずこのメンバーでいいか、というような会議参加者の決め方はNGです。会議の目的に合わせ、本当に参加が必要なメンバーだけを集めるようにします。自分に関わりの強い議題であれば、参加者全員が当事者意識をもって臨むことができるため、会議の満足度はぐっと上がること間違いありません。

２‐３．進行役を設定する

会議を充実させるには、司会者のような役割を担い、中立の立場で進行していく「ファシリテーター」の存在が欠かせません。自らの意見は控えつつ、参加者が発言しやすい雰囲気づくりを行います。長引く会議を防ぐため、タイムキーパーの役割も果たすポジションです。ファシリテーターがいるかどうかで、会議の盛り上がりや進みは大きく変わります。

２‐４．会議は「ポジティブ」に始める

特に会議冒頭の雰囲気は、その日の空気を決める非常に重要なアイテムです。第一声でポジティブを意識すると、その後の雰囲気も良く、議論が活発になる傾向にあります。逆に最初から暗いムードの会議は、最後までその雰囲気を引きずってしまいがちです。明るい笑顔とあいさつを心がけましょう。

２‐５．聞く姿勢を徹底する

会議の場は考えることが多いため、どうしても他のメンバーの発言を聞き逃してしまうことがあります。
もちろん悪気はないのですが、自分以外が話しているときにぼんやりしている、下を向いたり硬い表情になっているというのは、よく見られる光景であり、やはり話している側からすると嬉しくない光景です。時々アイコンタクトをする、笑う、うなずくなど「きちんと聞いていますよ」という雰囲気があるだけで、会議の空気はガラリと変わります。

２‐６．アイデア出しと絞りこみはわけて考える

誰かの発言に対して批判する空気があれば、当たり前ですが意見を出しにくくなるものです。その対策として、「アイデア出し」とそのアイデアの「絞りこみ」はわけて考えることをおすすめします。
まずはどんなアイデアでも自由に発言する、そして基本的に批判や評価はしない時間を作ります。そして次の段階で、たくさん出た発言内容を取捨選択し、絞りこむようにするのです。この方法なら「誰も意見を言ってくれない」状態から脱出できるでしょう。

２‐７．最後に認識確認を行う

会議は盛り上がり大成功！しかし、参加メンバー同士で認識のズレがあっては、業務に支障を来たします。会議の最後には、必ず全員同じ認識をしているか確認をしましょう。気づいたらみんな違う方向に走っていた、という状況になれば、モチベーションの低下は避けられません。

２‐８．決定したらすぐ実行

会議が終わったら、「決定事項をすぐ実行する」というのを徹底します。会議参加者が率先して実行していけば、業務の問題解決や事業の成長につながりますし、「会議をしたから上手くいった、会議は充実した時間で仕事に役立つものだ」という意識が芽生えることでしょう。

３．会議はやらなくてもいい！

役に立たない会議を防ぐためには、「この会議は必要なのか？」と考えてみることも大切です。特に少人数のプロジェクトや、すでに軌道に乗ったプロジェクトなど、日々の報・連・相のみ行っていれば会議の開催までは不要、というパターンもあります。
会議は非常に重要ですが、日頃のコミュニケーションや、報・連・相の改善に目を向けることも必要です。やらなくていい会議はやらない！と決めることで、辛い会議の参加者を減らすことができるでしょう。

まとめ

会議は絶対にやらないといけないもの、と思っていませんか？なんとなくみんなを集めて、情報共有していればいい、と思っていませんか？ただ漠然と集まると、どうしても実のない会議になってしまいます。
重要なのは、会議に目的があるか、そのためのメンバーが集められているかという点です。そのメンバーがより会議に集中できるよう、工夫を行うことも大切でしょう。今回ご紹介したコツは、どれもそれほど大変なことではありません。ぜひ、皆さんが参加する会議にも取り入れて「役立つ会議」を目指してみてくださいね。