ビジネスシーンで役立つ！会議マナーの基本ポイント

「会議マナー」は、ビジネスにおいて非常に重要な要素の一つです。しかし、実際には誰しもが完璧にマナーを守ることができるわけではありません。
本記事では、よくある会議マナーについて、プロの視点からわかりやすく解説します。会議マナーが不十分だと、会議の効率が低下するばかりか、ビジネスチャンスを逃してしまうこともあるため、ぜひ本記事を読み、改めて自分自身のマナーについて振り返ってみてください。

1.なぜ会議マナーが重要なのか？

1-1. 「会議マナー」って何？

会議マナーとは、会議に参加する人たちが守るべき、礼儀やエチケットのことです。会議マナーは、円滑なコミュニケーションを図るために必要です。具体的には、以下のような理由があります。

・ミーティングの効率を上げるため
マナーを守ることで、会議の進行がスムーズになり、時間を節約できます。

・信頼関係を構築するため
マナーを守ることで、参加者同士の信頼関係が構築され、コミュニケーションが円滑になります。

・ビジネスマナーとして必要なスキル
マナーを守ることは、ビジネスの場で必要なマナーの一つです。会議でマナーを守ることで、ビジネス上の信頼を得ることができます。

1-2. 会議マナーを守ることで得られるメリット

会議マナーを守ることで、効率的な意思決定や円滑なコミュニケーション、プロフェッショナルな印象を与えることができます。会議マナーを守ることで得られるメリットについて、具体例を確認してみましょう。

・長時間に及ぶ会議で、話がそれることが多かった会社が、会議時間を短縮できるようになった。それにより、生産性が向上し、社員のストレスも軽減された。
・あるチームのリーダーが、会議の進行役をしっかりと務めることで、メンバーの発言量が増え、円滑なコミュニケーションが実現した。その結果、意思決定にもスムーズに取り組めるようになった。
・新規事業の立ち上げに向けた会議で、参加者がそれぞれ発言を行う前に、プレゼン資料を事前に共有するようにしたところ、会議の効率が大幅に向上し、計画の進捗も早くなった

2.よくある会議マナーに気を付ける

2-1. 服装の注意点

会議には場に応じた適切な服装を心掛けましょう。ビジネスカジュアルやスーツでの参加が一般的ですが、完全に私服で、というパターンもなくはありません。
服装は第一印象を大きく左右する要素の1つであり、会議でもその効果は変わりません。無礼や不遜を示すような服装は相手に不快感を与え、信頼を損なう可能性があります。

2-2. 挨拶の仕方

挨拶は、ビジネスマナーにおいて基本中の基本です。会議での挨拶は、参加者全員が揃ってから行うことが多く、相手に敬意を示すと同時に、コミュニケーションを円滑に進めるための重要な要素となります。
例えば、参加者全員が揃ったら、順番に自己紹介をする場合があります。自己紹介をする際には、自分の名前や所属会社など、相手に伝えたい情報を簡潔に伝えましょう。また、会議の終了時には、主催者や参加者に対してお礼を言うのも大切なマナーです。

2-3. 名刺交換のルール

名刺交換は会議でのビジネスマナーの基本であり、相手との関係構築や連絡先の確認に重要です。名刺の用紙やデザイン、交換するタイミングや手順など、細かいルールにも注意が必要です。

名刺交換のルール
・名刺は、清潔で読みやすいものを用意する。
・相手に対して、まず自分の名刺を差し出すのが一般的。
・交換するタイミングは、自己紹介の後や会話の中盤など、適当な場面を選ぶ。
・名刺を受け取ったら、相手の名前や役職を確認し、目配りをする。

2-4. 遅刻や欠席

会議に遅刻する場合は事前に連絡し、可能な限り早めに参加するように心がけましょう。欠席する場合は早めに連絡し、代理参加を検討することも大切です。遅刻や欠席は他の参加者の時間を無駄にするだけでなく、会議の進行にも悪影響を与える可能性があります。
一般的に、遅刻や欠席による会議の生産性低下は、経済的損失につながると言われています。また、調査によると、遅刻や欠席が多いチームは、チームワークや成果にも悪影響を与えることが示されているそうです。
遅刻や欠席は他の参加者に不便をかけるだけでなく、会議の進行にも悪影響を与えるため、絶対に避けるよう心がけましょう。

2-5. 態度の悪さ

会議での態度は、礼儀正しく、相手を尊重することが大切です。感情的になることや、他人を非難することは避けましょう。態度の悪さは、会議の雰囲気を悪くするだけでなく、参加者同士の信頼関係を損なう原因にもなります。
例えば、会議で意見が合わずに話し合いが紛糾した場合に、参加者が怒り出したり、罵り合ったりすると、議論は行き詰まり、会議の成果を上げることができません。発言者に対して冷たい態度を取ったり、相手を無視するような態度をとると、その人の信頼性が損なわれることにもつながります。
会議では相手の意見に耳を傾け、自分の意見も冷静に伝えるようにしたいですね。

2-6. オンライン会議のマナー

オンライン会議においても、マナーを守ることが重要です。音声や映像については、周りの環境に気を配り、相手の意見を妨げないようにしましょう。また、チャットや共有画面などの機能も適切に利用することが求められます。
以下、オンライン会議におけるマナーの具体例です。

・音声や映像については、周りの環境に気を配りましょう。騒音のある場所で参加すると、相手の発言を聞き取りにくくなるだけでなく、そのノイズが会議中の他の参加者にも伝播してしまいます。また、映像については、カメラの位置や映り込みにも注意が必要です。相手にとって不快な映像が送信されると、会議の雰囲気を悪くすることになります。

・チャットや共有画面などの機能も、適切に利用することが重要です。チャット機能は、会議中に補足情報を共有するために利用されることがありますが、不適切な発言が行われたり、チャットに気を取られて発言が聞き取りにくくなることがあるため、適切な使い方を心がけましょう。共有画面機能についても、画面共有中は、プライバシーや機密情報の保護に配慮する必要があります。

オンライン会議は比較的新しい環境であるため、不慣れな人が多いことから、適切なマナーの周知徹底が求められます。会社や組織によっては、オンライン会議に関するガイドラインを定めたり、マナーについての研修を行うこともあるでしょう。これらの取り組みは、オンライン会議をスムーズに進めるだけでなく、参加者のストレス軽減にもつながるため、積極的に取り組むようにしたいですね。

まとめ

会議に参加するときは、気持ちよく充実した時間を過ごせるよう、全員がマナーを守るのが理想です。まずは服装に気を付け、挨拶や名刺交換を丁寧に行いましょう。また、遅刻や欠席は基本厳禁です。
オンライン会議では顔を合わせての会議と異なり、新たなマナーが求められます。カメラやマイクの使い方、背景の選び方、チャットの利用など、細かな点にも注意が必要です。
会議を円滑に進めるためにも、今一度自分のマナーを振り返ってみましょう。