会議時間の短縮に効果的！会議進行表の作成術

会議をスムーズに進行させるために欠かせないのが「会議進行表」です。進行表を作成することで、議題の整理や進行状況の確認がしやすくなり、会議の効率性が向上します。しかし、進行表を作成するにあたって、どのような項目を設定すればよいのかわからない、進行表の見出しや内容が曖昧で具体的な指針が欲しい、といった悩みを抱える方も多いかもしれません。
そこで本記事では、会議進行表の作成方法について詳しく解説します。進行表の基本的な構成要素や見出しの設定方法、内容の設定方法、作成手順について具体的な例を交えて説明します。また、会議進行表を作成する上でのポイントや注意点についても解説します。

1.会議進行表とは

1-1. 会議進行表の定義

会議進行表とは、会議の議題やスケジュールをリスト化してまとめたものです。会議進行表は、議題の整理や進行管理に役立ち、会議の目的達成に不可欠なツールです。会議進行表がないと、会議が長引いたり、話題が散漫になったりする可能性があります。
例えば、会議進行表の例として、以下のようなものが挙げられます。

・議題のリスト化
（例：1. 新製品の発売日について、2. 広告宣伝の戦略について）
・議題ごとの時間配分
（例：1. 新製品の発売日について（10分）、2. 広告宣伝の戦略について（20分））
・議題ごとの進行内容
（例：1. 新製品の発売日については、提案者からのプレゼンテーション、質疑応答、意見交換、決定という順番で進行する）

1-2. 会議進行表の重要性

会議進行表は、会議をスムーズかつ効率的に進めるために必要不可欠なツールです。正確な時間配分や議題の優先順位を明確にすることで、会議の品質を向上させ、参加者の満足度を高めることができます。
以下は、会議進行表を導入することで実際に改善が見られた企業の例です。

・あるメーカーでは、部署ごとに定期的なミーティングを行っていましたが、議題がバラバラで会議が長引くことが多かったため、会議進行表を作成して導入しました。その結果、議題が整理され、会議の時間が短縮されることができました。
・別の企業では、新規事業の立ち上げに向けたプロジェクトチームで、プロジェクト進行の確認のために会議進行表を導入しました。その結果、プロジェクトの進捗管理がスムーズになり、プロジェクトの期限を守ることができました。

これらの実例からも、会議進行表が導入されることで、議論が整理され、会議の時間の短縮、プロジェクトの進捗管理がスムーズになるなど、会議の質や成果を高めることができることがわかります。

2.会議進行表の作成前にやっておきたいことは？

2-1. 目的や内容を明確にする

会議の目的や内容を明確にすることは、会議進行表の作成において非常に重要なポイントです。会議で何を決定したいのか、何を議論するのかを明確にすることで、議題の整理や議論の方向性を把握しやすくなります。

2-2. 参加者の役割や立場を明確にする

会議に参加するメンバーの立場や役割を明確にしておくことは、会議進行や議論の効率化、意見の整理などをスムーズに進めるために重要です。
会議に参加するメンバーの中には、担当業務や役割、経験、知識などが異なる場合があります。そのため、参加者の意見や議論に影響を与える要因が様々な状況が発生しやすく、進行をスムーズに行うことができません。
参加者の役割や立場を明確にすることで、その方向性を共有することができ、目的に向けた議論を行うことができます。

3.会議進行表の作成方法

3-1. 会議進行表の基本的な構成要素

・日時や場所
・参加者
・議題やアジェンダ
・進行状況（時間、進行中の議題、終了した議題、次回までの課題など）
・アクションアイテム（誰が、いつまでに、何をするか）

3-2. 進行表の見出しの設定方法

進行表の見出しは、会議の目的や内容に基づき適切に設定していきます。主要なトピックスやアクションアイテムに焦点を当て、参加者が議題を追いやすいように整理することがポイントです。
以下に、例として市役所での打ち合わせの進行表の見出しを示します。

１）前回議事録の確認
２）案件の概要説明
３）詳細説明及び質疑応答
４）市民意見の報告
５）提言事項の共有
６）次回会議の日程調整

このように、見出しは明確であり、議題に沿ったものになっています。
進行表の見出しは、会議の目的や内容に基づき、主要なトピックスやアクションアイテムに焦点を当てて適切に設定することが重要です。明確で適切な見出しを使うことで、参加者が注目すべきポイントを把握し、会議がスムーズに進むようになります。

3-3. 進行表の内容の設定方法

進行表には、会議の日程やアジェンダ、各議題の内容や時間配分、担当者、決定事項やアクションプランなど、必要な情報を明確に記載することが重要です。
以下は、会議進行表の一例です。

会議進行表には、時間帯、議題、内容、担当者など必要な情報を明確に記載することが大切です。また、一例ではあるものの、上記のような表形式を使って視覚的にわかりやすくまとめることが望ましいです。

3-4. 進行表の作成手順

では実際に、以下の手順に従って会議進行表を作成してみましょう。

１）目的を明確にする
２）時間配分を考慮する
３）議題を整理する
４）進行順を決める
５）具体的な議題内容を記入する
６）全体をチェックする
７）最終チェックと修正

会議進行表を作成する際には、目的や議題を明確にし、時間配分や進行順を決めることが重要です。また、具体的な内容を記入することで、議論がスムーズに進み、議事録の作成も容易になります。以上の手順に従って、効果的な会議進行表を作成しましょう。

まとめ

会議進行表の作成方法について、基本的な構成要素、見出しの設定方法、内容の設定方法、作成手順について解説しました。会議進行表は、会議の順序や内容を明確に示すための重要なツールです。
この記事で述べたポイントを意識しながら、会議進行表を作成することで、円滑な会議運営を実現しましょう。