議事録作成のプロが教える！必要な情報を漏らさない方法とは？

会議や打ち合わせには議事録が必要不可欠ですが、作成には注意点があります。議事録の目的は、会議の内容を正確に記録することです。
しかし、記録に漏れが生じたり、抜け落ちたりすることがあります。また、記載内容が不適切であったり、重要なポイントが欠落していたりする場合もあります。これらの問題は、会議の円滑な進行や結果の判断に影響を与える可能性があります。
そこで、本記事では、議事録作成における注意点やミス、そして改善方法について詳しく解説します。

1.議事録とは何か

1-1. 議事録とは「記録」のこと

議事録とは、会議や取締役会などの議論の内容や結論をまとめた記録のことです。議事録を作成することで、会議での発言や意見、決定事項などを明確に把握することができます。また、議事録は後日の参照や議論の進展に役立つため、重要な役割を果たしています。

1-2. 議事録の役割と意義

議事録は、会議や取締役会などで行われた議論の内容や結論を明確に記録することで、後日の参照や議論の進展に役立ち、意思決定の過程で重要な役割を果たすことができます。

2.良い議事録の取り方

2-1. 議事録の取り方の基本

良い議事録の取り方の基本は、正確かつ簡潔に、議論のポイントをまとめることです。議事録には、議論の内容や進行状況、決定事項などが含まれる必要があります。また、誰でも理解しやすいように、分かりやすい文章でまとめることが重要です。

2-2. 議事録の取り方に必要な準備とは？

議事録を取る前に、以下の準備が必要です。

・議事録を取る人を決める。
・取る人が議論に集中できるように、必要な資料や文具を準備する。
・議事録のフォーマットを決め、それに基づいて議事録を取る。

2-3. 議事録の取り方の基本的な手順とは？

議事録の取り方には基本的な手順があり、それを守ることが良い議事録の作成につながります。また、手順を守ることで、議事録作成者の負担も軽減され、より正確かつ明確な議事録を作成することができます。
以下に、議事録の取り方の基本的な手順をまとめます。

１）議事録のフォーマットを確認する。
２）議論の内容や進行状況、決定事項などを正確かつ簡潔にまとめる。
３）発言者や時間など、必要な情報を含める。
４）議論の進行状況に合わせて、重要なポイントや決定事項を強調する。
５）議論の結論を明確にまとめ、最終的な決定事項を含める。
６）議事録を修正し、不明瞭な点や誤字脱字を修正する。

3.議事録を効果的に取るためには

3-1. 議事録を効果的に取るためのポイントとは？

議事録を効果的に取るためには、的確かつ要点を絞ったメモを取ることが重要です。また、議論の流れを正確に捉え、必要な情報を漏れなく記録することがポイントです。

3-2. 議事録を取る際に気をつけるべきこととは？

議事録を取る際に気をつけるべきことは、聴衆の立場になってメモを取ること、そして、議事録の公正性を保つために、個人的な意見や感想は記録しないことです。
議事録を取る際に気をつけるべきことについて、以下に詳細を説明します。

・読みやすい文字で記録する。
・話し合いが進むスピードに合わせて記録する。
・発言者を特定できるようにする。
・目的や議題に沿った内容を記録する。

4. 議事録は正確性が重要！

4-1. 議事録の正確性を確保するための方法とは？

議事録は、議論の過程や決定事項を正確に記録することが非常に重要です。以下に、議事録の正確性を確保するための方法をいくつか紹介します。

・聞き取りやすい場所で取る。
・的確な質問をする。
・全員に議事録の内容を確認してもらう。
・参加者の名前を確認する。

4-2. 議事録でよくある間違いとその対処方法とは？

議事録を取る上でよくある間違いとして、以下のようなものがあります。

・記載漏れ
・記載の不備
・誤った解釈
・発言者の混同

これらの間違いは、会議の内容を正確に伝える上で致命的です。そのため、正確な議事録を取るためには、以下のような対処方法があります。

・会議が終わった直後に記録を確認する
・発言者に正確な発言内容を確認する
・参加者に確認する

以上のように、議事録でよくある間違いを避けるためには、早めの確認や発言者や参加者への確認が大切です。議事録の正確性を確保することで、会議の内容を正確に伝え、円滑な意思決定につなげることができます。

5.議事録作成における注意点と改善方法

5-1. 議事録作成におけるよくある問題点

議事録作成においてよくある問題点として、書き漏らしや抜け漏れ、記述内容の不十分さ、表現の不適切さ、文字や用語の間違いなどが挙げられます。もし議事録作成時に重要な発言を書き漏らしてしまうと、後からその内容を確認することができず、意思決定に支障をきたす可能性があります。
また、記述内容が不十分だと、意思決定の根拠が不明瞭になり、後でトラブルに発展する可能性があります。これらの問題点を解消するためには、正確かつ詳細な情報を収集し、緻密な記録を作成することが大切です。

5-2. 議事録作成の改善方法とは？

議事録作成の改善方法としては、以下のような方法があります。

・前もってテンプレートを用意しておく。
・会議中にポイントを抑えたメモを取る。
・参加者に確認を取りながら、できるだけ早めに作成する。
・読みやすく、分かりやすい文体を心がける。
・最終的な議事録は原則として修正せず、修正する場合は全員の同意を得る。

まとめ

議事録は会議の進行や決定事項をまとめた重要な文書であるため、正確かつ明確な記載が求められます。そのためには、準備や作成時の注意点、改善方法を理解し、実践することが大切です。