【上司も納得】高クオリティな会議録の書き方

「今日会議録書いておいてね」と上司に頼まれたことはありませんか？実際にやってみると分かるのですが、他人が話す内容を分かりやすくまとめるというのは、案外難しい作業です。
でもせっかくだから1発で上司が納得する会議録を書きたい…。そんな方に向けて、今回は高クオリティな会議録の書き方を解説します。

１．会議録は重要なアイテム

会議録は会議の議題とそれに対する意見、最終的な結論などをまとめて記録し、それを周囲に共有するための文書のことです。
単に会議の内容をメモしたものや、手書きのものを清書したもの、というわけではありません。会議録は、社内会議や研修の備忘録として、会議報告書として、株主総会や理事会の記録としてなど用途が様々です。
口頭で伝えた情報では、後々話が食い違っていたり、勘違いされていたということがよくあります。会議に参加していて、聞き逃すこともあるでしょうし、すっかり忘れてしまうことだってあるでしょう。
このような認識違いやすれ違いが起こらないように会議録を作成し、 参加していない人も含め、全体で情報共有を行うために作成するものなのです。

２．会議録を書く時の注意点

２‐１．ポイントがおさえられているか

会議録作成にあたって、いちばん大切なのは以下のポイントがおさえられているか、ということろです。

・議題と議論内容
・議論の結果（決定事項）
・結果から導き出された今後やるべきこと

会議録をもって周りに何を共有したいかを考えた時、やはり何が決まったのかということと、今後なにをしていくかという２点は非常に重要ですよね。 まずは会議の目的を正確に理解し、要点を押さえつつ作成することを心がけましょう。
他にも、会議の開催日時、開催場所、参加者といれば欠席者を書き出します。最後に決定事項に至った過程を要約して書いておけば読み手にも親切です。

２‐２．簡潔で見やすい文章か

会議録は内容も大切ですが、自分以外の人も読む資料です。当然「文章が見やすいか、簡潔で知りたいことがわかるか」という点も求められます。以下の注意点がクリアされているかを確認しましょう。

・内容が正しく記載されているか
・読みやすい文章か
・簡潔にまとめられているか

会議録は会議の参加者以外が読んでも用意に理解できるものでなければいけません。 過剰に文字装飾をする、回りくどい書き方をする、伝わりにくい言葉を多用するといったことが無いようにしたいものです。

３. 会議録の書き方とコツ

３‐１．会議の目的を理解する

会議に参加するときは、当たり前ですが会議の目的を知っておかなければいけません。特に会議録を作成するとなれば、ある程度その会議のスケジュールも把握しておきたいものです。事前にアジェンダなどが配られていればそれを参考に、もしなければ主催者に確認しておきましょう。
特に5W2Hに基づいて、会議前までに分かる部分を明確にしておくと、会議への理解度も深まります。

＜5W2H＞
Why（なぜ）、What（何を）、When（いつ）、Who（誰が）、Where（どこで）、How（どうやって）、How much（いくらで）

あわせて、会議で出てきそうな専門用語や疑問点を事前に調べておくことも、会議録作成がよりスムーズに進められるのでおすすめです。

３‐２．会議録の構成を決める

構成を先に決めておけば、とりあえずはそれに沿って必要なことをメモしていけばいいので、会議内での時間がとても楽になります。
もしすでに社内で共有された会議録があればそれを参考にするのもいいですし、フォーマットが決まっている会社もありますから、その場合は会議前に手に入れておくと良いでしょう。
また一般的には、会議名や日時、場所などの基本項目を表紙に記載、以下のページに先にポイントとして出た、議論内容や結果などが記載される流れが多いようです。

３‐３．メモを取る

会議録を書く時は、とにかく参加者の発言や決定事項を正確に記録することが大切です。もしその場の許可が取れるなら、メモにプラスしてレコーダーで録音をしたり、Web会議なら録画をしたりするのもいいでしょう。
メモを取るときは、後から分からなくならないよう、内容だけでなく「誰の発言なのか」も忘れずに記録しておきます。会議中の会話をすべて書き取ることは実質不可能なので、手書きでもパソコンでも、自分がやりやすい方法を採用してくださいね。
また、聞き取れなかったことや理解できなかったことは、できればその場ですぐに確認するようにします。それが難しい場合は、 後から確認できるよう文字色を返る、目印をつけておくなど工夫も必要です。

３‐４．メモを編集する

ここまで来たら、後は取ったメモを先に決めた構成に従い、分かりやすく記載していくだけで、上司も納得の高クオリティな会議録が完成です。
何度も言いますが、会議録は自分以外の人も読むものですから、「誰が見ても分かる」内容でなければ意味がありません。
会議録の作成に慣れていない方は、あれもこれも詰め込もうとして、書いているうちにゴチャゴチャしてしまいがちです。会議録の書き方のコツは、極論「会議で導き出された結果を知ってもらえる資料を作ること」と考えても良いかも知れません。

まとめ

人が話したことを上手くまとめるためには、計画性が大切です。会議録は特に多くの人が見るものですし、取り引き先との打ち合わせの記録として提出する可能性もあります。
そうなると責任重大。上司から頼まれたのはいいものの、会議録の書き方ってどうすればいいの！？と焦ってしまうこともあるでしょう。
今回は特におさえておきたいポイントや注意点、実際の会議録の書き方について解説しました。こうして順序立てて考えれば、それほど困難な作業ではありませんよね。もし困ったら、ぜひこの記事を思い出し、参考にしてみてはいかがでしょうか。