会議の進め方が分からない！その理由と押さえておきたいポイント

業務をスムーズに進めるためには、定期的な会議やミーティングは欠かせません。複数の社員が集まる意見交換の場であり、必要事項を決定する場、トラブル解決など業務改善を行う場として、必ず必要なことです。
しかし、会議をするといっても、具体的にどうしたら良いか分からないという方も多いでしょう。最初のうちは「とりあえず出席しておこう」と考えるかも知れませんが、後々司会進行役に抜擢されたとき困ることになるかも知れません。
そこで、会議の進め方が分からないと感じる理由と、会議の進め方のポイントを解説します。

１．会議の進め方分からない理由

１‐１．なぜ会議が必要なのかが分かっていない

会社によっては毎日行われることもある大切な業務の1つが「会議」です。定期的に業務の進捗や問題点を洗い出し、改善を行うことで、業務のスピード化や業績アップに繋げることができます。
会社で働く以上、基本的には誰かと協力して仕事を進めていくことになりますが、それぞれの考え方や進捗ペースは異なるものです。だからこそ、情報の共有やすり合わせ、問題をみんなで解決することが求められます。よりスムーズに業務を遂行できるよう会議を行うのです。

１‐２．会議は怖いものと思い込んでいる

会議では非常に重要な内容を話し合うこともあり、ピリピリした状況下に置かれる場合もあるでしょう。特に入社したばかりの会社でそんな会議に参加すると、「この会社の会議は怖いから参加したくない」というイメージが先行してしまうかも知れません。
しかし、仕事の話をしているのですから、多少空気が重くなるのは致し方ありません。むしろ会議は怖いものという思い込みを捨て、話し合われている内容に注目することこそが重要です。

１‐３．会議の進め方が分からないのは「理解不足」だから

会議の進め方が分からない一番の原因として考えられるのは、自分自身の理解が足りていないからという点です。
会議に参加する時は、目的や議題は何か、会議の終着点として目指したいゴールはどこなのかをきちんと理解しておく必要があります。そこが分からないと、進めようがないですよね。
会議の進め方が分からない！と悩んだら、まずは理解を深めるところから始めてみましょう。

２．司会進行役に抜擢されたら

２‐１．責任を持って挑むべし

会議の進め方で悩むのは、基本的に司会進行役を任されたときでしょう。会社によっては、経験を積ませるためにあえて新人に司会を任せることもあります。大役を任されて不安に感じるかも知れませんが、うまく進めることができれば、評価が上がることは間違いありません。
司会を任せられたら、経験のある上司や先輩にアドバイスをもらいながら責任を持って挑むことが大切です。

２‐２．事前に計画を立てることが大事

会議の進め方として、最初にやっておきたいのが事前準備です。例えば議題とペース配分、参加者を選定、会議内での発言のルール、最終的に決めたいことは何かなどを整理しておきます。それに合わせた資料の作成も必要です。
ある程度事前に流れを決めておけば、当日会議を進めるのがとても楽になります。また、作成した資料は事前に参加者に配布しておくようにしましょう。

３．会議の進め方で気を付けたいポイント

３‐１．議事録担当を選出しておく

会議は数時間に及ぶこともあり、重要な内容であればあるほど時間は長くなる傾向にあります。場合によっては、今日は議論を行う日、別日に議論の内容を基に意思決定を行うなど、1つの内容について日をまたぐこともあるでしょう。そこで必要なのが、議事録を残すという作業です。
司会進行役は基本的に会議を進めるためのポジションですから、話を聞きながらメモを取る、というのは中々難しいと思います。出来れば議事録の担当を別の人に依頼し、自分は進行役に集中できる環境づくりも行いたいですね。
どうしても別に担当者を用意できない場合は、ボイスレコーダーで録音したり、Web会議であれば録画するのも一つの手です。ただし録音や録画を開始する前に、必ず参加者全員に許可を取ることを忘れないよう注意してください。

３‐２．時間配分を意識する

事前準備の段階で、各項目についてどのくらいの時間を使いたいか、目安となるペース配分を決めておきます。会議当日は意見がでなかったり、逆にみんなの発言が多すぎて議論が収まらない、なんていうことも…。
会議の進め方が分からないと悩みを抱える側からすれば、そんな状況はトラブル以外の何ものでもありません。会議資料に1人当たりの発言時間を記載しておく、1人1人に話を振って意見を言いやすい雰囲気を作るなど、トラブル回避の方法も考えておきたいものです。
このようにできるだけ対策を練った上で、できるだけ時間配分を守りながら会議を進めていけば、時間内にゴールまでたどり着くのも難しいことではないでしょう。

まとめ

会議の進め方を考えた時、自分の意識や役割分担、事前準備がとても重要なポイントであることが分かりました。「会議の進め方が分からない！」「司会ってどうやればいいの？」そんなふうに悩んだら、まずは会議の趣旨をじっくり見直してみましょう。
後は事前に計画を立て、それに沿って着実に進めて行けば大丈夫。何度か繰り返すうちに余裕もでてきて、きっと上手く会議を進められるようになるはずですよ。