超便利！会議室予約システムの機能や導入のメリットとは？

「来週あの会議室は空いている？」「同じ時間帯で会議が被ってしまった」
特に社員の人数が多い会社や来客が多い会社では、会議室の確保がとても大変だと言われています。複数の会議室がある場合、空き状況のチェックだけでひと手間かかることもあるでしょう。
そんな悩みを解決できる存在として、「会議室予約システム」に注目が集まっています。バッティングや予約ミスをなくし、調整も容易にできる会議室予約システムの機能や、メリットを解説します。

１．会議室予約システムとは一体なに？

会議室予約システムとは、会議室の予約や入退室などを一元管理し、業務効率化を図るためのシステムです。システム上で全て管理することで、スケジュールの把握をしやすくなるのはもちろんのこと、会議室を有効活用できるなどの効果に期待できます。
効率良く仕事をしよう、残業や休日出勤を減らそうなど、いわゆる働き方改革に注目が集まる昨今。多くの企業が、会議室を効率的に管理・活用することにも力を入れるようになってきました。
少し前までは、ノートや掲示板に手書きでスケジュールを記載したり、エクセルや社内メールなどで会議室の予定を管理していた企業も多かったことでしょう。しかしこうした管理では、どうしても人的ミスやバッティングといった問題も起こってしまうものです。
会議室を予約するだけして結局利用しない、「カラ予約」が多いことも大きな課題でした。会議室予約システムはこうした問題を解決するのに適したツールなのです。

２．一般的な会議室予約システムの機能

２‐１．予約とキャンセル

会議室予約システムの一番重要な機能と言えば、予約や利用状況の確認です。「いつ会議室が利用されているのか」「利用したい時間にはどの会議室なら空いているのか」を簡単に確認できます。もちろんシステム上から予約やキャンセルも可能ですので、誰かと重複してしまう心配もありません。

２‐２．自動キャンセル

とりあえず会議室を押さえておいて、結局は利用しない「カラ予約」は、会議室を効率的に運用するうえで非常に大きな問題です。会議開始の予定時刻から一定時間が経過しても利用されていない場合には、自動でキャンセルする機能を持つシステムもあります。

３．自社にあった会議予約システムを選ぶコツ

３‐１．使用目的にあったシステムか？

使用目的とシステムの機能があっているかがとても重要です。一口に会議予約システムと言っても、会議室予約に特化したものもあれば、習い事やジム、クリニックの予約に使えるようなシステムもあります。

３‐２．コストは適正か？

使いたい機能が搭載されているかの確認とともに、ランニングコストが見合っているかもチェックしましょう。システムによっては無料のお試し期間を設けている場合もあるので、実際に使って比較・検討するのもいいですね。
また、中には完全に無料で使える会議室予約アプリなども存在しますが、人数制限や使える機能の制限があったり、別途契約が必要なタイプのものもあります。

３‐３．セキュリティ対策は万全か？

クラウド型のサービスを導入する場合、セキュリティ対策が弱い場合も考えられます。セキュリティ対策が万全にされているシステムなのか、事前にしっかり確認が必要です。

４．会議室予約システムを導入する4つのメリット

４‐１．利用状況や空き状況のチェックが簡単

会議予約システムを導入する一番のメリットは、利用状況や空き状況のチェックがとても簡単にできることです。予約やキャンセルがすぐに反映されるため、会議室の利用状況や空き状況が現在進行形で把握できます。わざわざ会議室のあるフロアや場所まで確認にしにいく必要も、管理者に声をかけて調べてもらう必要もありません。
クラウド型のシステムでは、各自の端末からもアクセス可能なタイプが多くあります。社外からでも確認できるので、効率よく会議室を運営することが可能です。

４‐２．人的ミスを最低限に減らせる

ホワイトボードなどアナログな管理や、エクセルなど基本手作業で行う管理だと、どうしても予約の重複や予約時間の間違いといった人的ミスが起こりがちです。システムでの管理に置き換えれば、こうしたミスを最低限まで減らすことができます。

４‐３．予約にかかる時間が削減できる

会議室の予約をしようと思ったら、会議室は空いているか、どの会議室なら使用可能かなど、目視でチェックしなければいけません。どうしてもマストな会議なら、すでに予約している人に相談して手作業で調整しなければいけない場合もでてきます。
システムを利用することで社員全員が利用時間・開き時間を簡単にチェック、さらに各自で調整が可能なため、確認や調整など予約にかかる時間を大幅に削減できるのもメリットです。

４‐４．効率的に会議室を運用できる

システムを利用することで、会議室の運用に無駄がなくなります。自動キャンセル機能を上手く使えば、会議室が空いているなら今ミーティングをしてしまおう！ということも可能になるのです。
会議室の回転率やキャンセル率などの分析もできますから、使いたい人が使いたい時に利用できる、効率の良い環境が構築できることでしょう。

５．会議室予約システムを導入してムダを減らそう

会議をしたいと思っても、会議室の利用状況が即時に把握できず、確認や調整に時間がかかってしまった、などというのはよくあることです。特に会議室の少ない会社や、会議室がたくさんあっても社員数が多い会社だと、1部屋確保するのも大変ですよね。
特に実際には使用されない予約、カラ予約が原因で、会議室が適切に利用できていないのは問題ですよね。そのような状況を改善するためにも、ぜひ自社にあった会議室予約システムを導入してみてはいかがでしょうか。