「会議」とは？ミーティングとは違う本来の目的を徹底解説！

どのような職種で働いていても、誰もが一度は会議やミーティングに参加した経験をお持ちのことでしょう。しかし「会議」と「ミーティング」の違いを理解し、参加している人はあまり多くありません。
会議やミーティングに参加する時は、その目的や意義を明確に理解することで、飛躍的に効率を高めることができるものです。
ここでは「会議」とは何なのか、「ミーティング」とは何なのか、さらにそれぞれを効率よく充実させる方法をご紹介します。会議やミーティングの時間をより有意義なものにできるよう、違いを覚えて適切に開催していきましょう。

１．スバリ「会議」とは？

結論からいうと、会議とは「意思決定を行う場」です。
会議はその業務に関わる複数の人間が集まって協議し、今後の方針や行うべき作業など、何かしらの結論を出すために行われます。決まった時間の中で意思決定を行う必要があるため、できる限り効率的に議論をすすめなければいけません。
こんなサービスを新しく始めたい、この業務にこれだけの予算を使いたいというように、会議はなにかを決めるために行うものと考えておきましょう。

２．充実した会議を行うには

２‐１．目的は常に明確に！

事前に資料を共有するなど、参加者全員が会議の目的を理解した状態で開始します。その方が必要な情報を集めたり、考えを整理するなど、前もって準備をしてから会議に参加できるからです。
最適解を導き出すためにも、各参加者が会議の目的を知っておくことは大切でしょう。

２‐２．関係者のみ参加が鉄則

会議は場合によって大人数で行われることがあります。しかし限られた時間の中で行われるため、それぞれの意見を的確に拾い、結論に反映させるためには、できるかぎり少人数での開催がおすすめです。
何かを決めるのであれば、関わりのない人が会議に参加する必要は全くありません。会議の参加人数が多くなればなるほど、どうしても話をまとめるのが難しくなります。
時間ばかりかかって結論が出なかった、などということにならないよう注意しましょう。

２‐３．議題に関係のない会話はNG

会議を進めていくと、どうしても会話が横道にそれてしまうことがあります。特に社外から関係者を招いて会議を行う場合、ちょっとした雑談でコミュニケーションを取るのは悪いことではありません。
ただやはりそこは会議の場。結論に向けて議論を行うことが大切なので、話が脱線してしまうのはできるだけ避けたい事態です。
話の軸がぶれないよう、進行役を決めるなどして、ゴールに向かっていけるような雰囲気を作り出したいですね。

３．「ミーティング」は何のために行うものなのか？

会議は「意思決定の場」とすると、ミーティングは「話し合いをする場」という特徴をもっています。簡単に言えば、打ち合わせや会合のことですね。社内全体で集まっての情報共有や、新しいアイデアを出すための話し合いがミーティングに分類されます。
ミーティングの場合、必ずしも結論を出す必要はありません。どちらかと言えば、結論よりも複数人で話し合いをする過程に意味のある集まりです。
ただし、「アイディア出し会議」など、話し合いも会議の一部であるという考え方もあります。その場合は別途「出たアイディアから結論を出すための会議」も行われるのが通例です。

４．充実したミーティングを行うには

４‐１．意見を出しやすい環境作りを行う

ミーティングはとにかく多様な意見を出し合って、視野やアイディアを広げるという目的があります。そのため、参加者同士の意見が異なっている場合でも、お互いに否定から入ることは厳禁です。参加者が気軽に発言できるよう、自分の意見と違うからと否定せず、明るくオープンな環境を作るようにしましょう。

４‐２．関係者以外の意見も大切にする

より広い視野を持てるよう、専門家ではない人や、プロジェクトの関係者ではない人物に参加してもらうことも、ミーティングにおいては有効です。特にアイディアを出すためのミーティングは、どこからひらめきが生まれるか分かりません。
逆に関係者以外はこういうところが分からないのか、と気づくきっかけにもなりますし、外部の人間の意見を聞くことで新しい考えを発見できることだってあります。

４‐３．ミーティング開催のハードルは低くするのが吉！

ミーティングは会議よりも気軽に、些細な問題でも取り上げられるのが最適な状態です。長期的なプロジェクトを進める際には、定期的にミーティングを行い、都度発生する様々な問題を一人で抱え込まないよう工夫してみましょう。
また、リーダー以外の社員が発起人になれる仕組みも必要です。経験が浅く一番悩みが多いであろう社員が、自ら周りに相談できる場を作るためにも、ミーティングのハードルは低く設定しておきたいですね。

５．「会議」と「ミーティング」の共通事項

５‐１．時間を定める

会議やミーティングは、しっかり時間を決めていないとダラダラ長くなってしまいがちです。決められた時間内で効率よく進められるよう、例えば1人当たりの発言時間を決めておく、会議内の簡単なタイムテーブルを告知しておくなど、全員で時間厳守に努めましょう。

５‐２．議事録作成は欠かさない

会議やミーティングの中で話し合われたことを、その場にいなかったメンバーに共有したり見返したりするためにも、議事録を作成することは非常に重要です。進行役とは別に書記役を決めておくなど、せっかく出た意見やアイディアを逃すことのないようにします。
また、議事録は決定事項に対する「言った・言わない」のトラブル回避にも役立ちます。

まとめ

会議は「意思決定」、ミーティングは「話し合い」の為に行うものだということが分かりましたね。ミーティングは必ず何かを決める必要がないため、ちょっとした悩みや疑問の相談を行いたい時や、業務に対する不安を解消したい時などにも有効活用できます。
なんとなく会議やミーティングという言葉を使っていた方も少なくないでしょうが、ぜひそれぞれの特徴を踏まえて開催・参加してみてください。きっと今までよりもその場にいる意味を理解しながら、充実した時間を過ごすことができるでしょう。