劇的改善！スムーズな会議の進め方を実践して有意義な時間を過ごそう

なんだか会議が上手く進まない、いつも話がまとまらない、時間ばかりかかってしまう…。今回はスムーズな会議の進め方はないかと考えている多くの方にむけて、今すぐ真似できる7つのポイントをお伝えします！会議の進め方に悩んでいる方や、これから会議に参加する機会が増えるという方はぜひ最後まで読んでみてください。

１．ベストな会議の進め方

会議には様々な目的がありますが、どんな議題を扱うとしても、進め方には共通したポイントというものがあります。まずはどのような内容なのか見ていきましょう。

１．会議の目的とゴールをはっきりさせる
２．資料・アジェンダは事前に共有しておく
３．会議におけるルールを決める
４．ファシリテーターなどメンバーの役割を分ける
５．会議は厳選したメンバーで行う
６．会議の結果は即共有、すぐ業務に活かせるようにする
７．会議時間は厳守！ダラダラ続けるのはNG

確かに、と思うものから、これってどういうこと？と思うものもあるでしょう。それに頭ではわかっていても実際にどうすればよいの？という疑問が頭に浮かんだ方もきっといますよね。ここから1つずつ解説していきます。
 

２．会議のための７つのポイント

２‐１． 会議の目的とゴールをはっきりさせる

この会議が何の目的で開催されているか、どんなゴールを目指すためのじかんなのかをはっきりさせておきます。例えば営業会議を例にみると、会議の目的とゴールは以下のようなイメージです。

目的：ある社員について上期目標の達成確度を向上させたい
ゴール：現状の共有と改善点の洗い出しを行い、月末までに次のタスクを決定する

「いまどんな感じ？」「目標達成できそう？」

会議の中ではなんとなく、漠然と話が進んでしまうことがありますが、参加者がなぜ会議を開くのかを意識することで、今何を決める必要があるのかが＝ゴールが分かりやすくなります。

また、目的とゴールが見えやすい状態にするためには、1度の会議にあれもこれも詰め込まないことが大切です。今日はこれをやるための会議、次回は前回の内容を踏まえてこれを決める、という風に、順序立てて進めていくようにしましょう。

２‐２． 資料・アジェンダは事前に共有しておく

会議の目的とゴールをより明確に、さらに参加者によく知っておいてもらうためには、資料・アジェンダを先に共有してしまうのが効率的です。内容はどっちみち会議内で説明するので、詳しく記載する必要はありません。こんな議題でこんな話をしたいと思っていますよ、と分かるもので十分です。

事前に目的が共有できれば、会議の参加者は色々考えておくことができるので、特にアイディア出しの会議や情報共有会議で絶大な効果を発揮します。

２‐３．会議におけるルールを決める

「グランドルール」という言葉をご存じでしょうか。会議やミーティングを効率よく進めるため、事前に定めておくルールのことを指します。

複数の社員や、時には社外のメンバーも参加する会議において、ルールを決めておくことはとても重要です。中でも発言に関するルールは、会議の進め方を左右すると言って過言ではありません。

みんなが好き勝手発言してしまえば、重要な話の腰を折ることになりかねませんし、後で説明しようと思っている事柄に対して、途中で質問が飛んでくるような状況になることも考えられます。そうなると会議がなかなか進まず、最終的に時間の無駄になってしまうことだってあるでしょう。

事前に質問や意見を出すタイミングをルールとして決めておけば、無駄な議論や質問を減らすことができます。他にも「まずはどんな意見も否定しないで聞く」など、発言内容に関するルールを決めるのもいいですね。
 

２‐４．ファシリテーターなどメンバーの役割を分ける

「ファシリテーター」は会議における司会進行役のことです。どんな会議でもそうですが、主に話を進めていく役割の人がいなければ、参加者は発言や質問のタイミングが掴めず困ってしまうでしょう。

ファシリテーターの他にも、議事録を取る人、報告者として情報共有や進捗について説明する人、決定権を持っていて物事を決める立場の人、など、役割を明確にしておくことが大切です。自分がどの立場で会議に挑めば良いか分かっている方が、参加者もその役割を果たしやすくなります。

２‐５．会議は厳選したメンバーで行う

会議は参加者が増えるほど、時間がかかる傾向にあります。特に参加者の意見を求めるような会議では、人数が多いと意見がまとまりにくく、発言の時間自体も長くなるものです。会議の目的に合わせて、本当に必要な人のみに参加してもらうようにしましょう。

会議のメンバーを厳選することで、あまり自分には関係ない会議に出なくてよい、時間を無駄にしなくてよくなるというメリットもあります。より業務に深く関わるメンバーであれば、建設的な意見にも期待でき、話をまとめたり課題を見つけたりもしやすくなるものです。

２‐６．会議の結果は即共有、すぐ業務に活かせるようにする

会議で結論が出たら、できるだけ早く業務に反映しなければなりません。そのため、会議の結果を即共有できる体制を整えておくことも重要です。例えば書記の役割をしたメンバーが、会議参加者以外も閲覧できる場所に議事録を保存する、などルールを決めておくと楽かも知れませんね。

会議を効率化させたい、そのために会議の進め方を見直すということは、つまるところ業務全体を効率化させることが最終目標です。いくら会議を短時間で終わらせたとしても、そのあとの行動が遅れてしまえば意味がありません。
 
会議をスムーズに進めることは重要ですが、同様に会議の後の行動も早さが求められます。会議を行う際は、会議後に誰が何をするのかも併せて考えておきましょう。
 

２‐７．会議時間は厳守！ダラダラ続けるのはNG

なんでもそうですが、長くやれば良いというものではありませんよね。集中力も切れますし、話し合うことに疲れてしまいます。

会議の時間を短縮するには、時間を決めておくのもおすすめです。資料にざっくりと時間配分を記載しておいたり、タイマーなどを上手く利用して強制的に切り替えるのも1つの手でしょう。参加者が時間を意識できるようになれば、その場で決めておかなければいけない重要事項が漏れることもないので、結局再度会議を開催する、なんていう事態も避けられます。

３．コツをつかんで会議を効率的に進めよう

今回ご紹介した7つのポイントは、すぐにでも始められる簡単なものばかりです。ルールを作っていくのは大変ですが、社員みんなが慣れれば非常に効率的に業務を進めていくための推進力になります。会議について悩んでいるみなさん、良かったら参考にしてみてください。