実践すれば会社が変わる！？「すごい会議」のやり方

コロナ禍が続く中、テレワークでの業務が中心となった企業や、客先とのやり取りをWeb会議を利用する企業が増えています。 このような働き方が長く、当たり前になるにつれ、自分の作業を進めることにはどんどん慣れていくものです。しかし一方で画面越しのやり取りが主なコミュニケーションとなるので、個人間だけでなくチームの連携や一体感が損なわれていると感じることも多いと言われています。
このような状況を打開するには、当然社内全体が一体となって改善策を実践しなければいけません。特に多くの人たちと関われる会議こそ、他者と有効にコミュニケーションを取れる場にしていきたいものですよね。そこでこの記事では、リモートでのやり取りが多い今だからこそ注目される「すごい会議」のやり方について確認していきます。

１．すごい会議の特徴

１‐１．こんなお悩みに最適

まず、株式会社すごい組織が提供するサービス「すごい会議」がどのような場合に役立つのか、一例を見ていきましょう。

・社員が積極的に意見を出してくれない
・毎回同じ人ばかりが発言する雰囲気になっている
・できない理由をいう社員が多い
・社員たちの気持ちや考え方が分からない
・時間が長いのに何も決まらない

この一例をみて

と思う方は少なくないと思います。

悩みや課題が分かっているなら改善したらいい。確かにそうですが、具体的に何をすれば改善されるのか、今度はその点が悩みの種になったりするものです。手探りであれやこれや工夫するのは大変ですし、時間もかかります。だからこそ書籍を参考にしたり、外部講師を招いてコーチングしてもらう企業が多いというわけです。

１‐２．すごい会議の流れ

次にすごい会議の流れについてです。すごい会議は大きく4つのフローに分けてプロジェクトを進行します。戦略会議1では問題の見える化・当事者意識のあるチャレンジ目標設定など、戦略会議2では戦略会議1での新たな情報を元に行動計画の見直しを、その後進捗会議で目標達成までの軌道修正を行い、最後に再度問題解決を行うという流れです。

さらに業種・業態によって異なる課題と顧客ニーズに注目し、様々な業種に最適化したプランでコーチングできるのも大きな特徴です。

２．会議の事前準備

会議をスムーズに進行するために、進行役の選出と、必要に応じてアジェンダ（進行表）の作成を行います。進行役はできればそのプロジェクト全体を把握している社員が行うのが理想です。会議の目的とゴールを明確にし、簡単なタイムテーブルを組み立てておきます。

どのタイミングで意見を出してもらうのか、意見はどのようにまとめるのかなど、ある程度細かく段取りを考えておくと安心です。全員に意見を聞く時間がないのであれば、ミーティングツールのチャット欄に投稿してもらうなど、参加者全員が見られる場所に記載するための準備をしておくのも良いでしょう。

特に進行役に慣れていない人は、もし意見が出なかった時はどうするか、意見がまとまらなかった時はどうするかなど、会議が停滞した時の対応も検討しておくようにします。Web会議だからこそ、参加者を置き去りにしない雰囲気を作り出すことが大切です。

３．会議後の業務進行

会議でやることが決まったら、後は各々が作業を進めるだけですが、すごい会議では都度計画の見直しや作り直しを行います。やってみて上手くいったこと、改善したいことを日々の業務の中で各々が意識することも大切です。

また、すごい会議では現場の問題が経営側に上がる仕組みを作り、お互いに問題を提案、目標達成のために軌道修正を行うための進捗会議も行います。何かを決めないといけないからとりあえず会議を行うのではなく、有意義で効率的、深くコミュニケーションを取りながら問題解決するための会議を実施することが最も重要です。

会議を行うことで自分や周りの意見が反映され、より業務がやりやすいものに進化していく。その結果自然と参加者のモチベーションも上がりますし、会議後の業務がより進めやすいものになるという大きなメリットもあります。

４．「すごい会議」で会社を変えよう

業務を確実にゴールに導くために、会議は無くてはならない場でもあります。しかし実際には「この時間意味があるのかな」「何も決まらなかったな」そんな会議も少なくありません。Web会議だと特定の人以外とコミュニケーションが取りにくく、しかし会議の最中は気軽に発言がしづらいとお困りの方もいることでしょう。そんな時こそ「すごい会議」の出番です。

すごい会議は目的や目標の設定から計画、そして計画の見直しまで、具体的なフローに基づきプロジェクトの進行を手助けします。現場と経営側、どちらか一方の意見だけを尊重するのではなく、双方から問題を提案するため、参加者全員が会議や業務に対して意欲的に取り組むきっかけにもなるのです。

書籍などを参考に会議のやり方を変えてみるのはもちろん、コーチングのサービスを利用して「すごい会議」を初めて見ませんか？業務の進め方、ひいては会社が変わっていくことを実感できるかも知れませんね。