会議におけるアジェンダとは？重要な理由や書き方・作成方法を解説

会議におけるアジェンダとは、話し合いを予定している議題をまとめたものです。通常、議題リストに加えて、会議の目的や時間配分、配布資料の内容が記載されます。

作成したアジェンダは、会議の前に参加者全員に配布するのが一般的です。事前にアジェンダに記された内容を共有することで、参加者は議題に対して必要な準備ができます。また、議題ごとに割り当てられた時間を意識して話し合うため、当日の会議が効率よく進み、無駄に長引くのを避けられます。

アジェンダと混同されることがある会議関連の用語に「レジュメ」や「サマリー」があります。アジェンダとは、おもに以下のような点で異なります。

会議の内容を有意義なものにし、話し合いを効率よく進めるために、アジェンダは欠かせない資料です。とは言え、事前に作成する手間を考えると、必要性を疑問視する人もいるかもしれません。

ここでは、アジェンダが会議に必要であり、重要視される理由について解説します。

アジェンダが重要な理由の1つとして、会議の目的を参加者が事前に共有できる点が挙げられます。アジェンダがないと、何の目的で集まっているのかよく理解しないまま会議に参加する社員もいるためです。

目的や議題をよく理解しないまま会議に出席しても、有意義な発言をする可能性は低いでしょう。実りのある結果が出ることはあまり期待できません。

事前にアジェンダを配布しておけば、参加者はおのおの会議の目的や議題を把握した状態で会議に参加できます。自分の意見を事前に整理できるため、有意義な議論が可能です。

アジェンダは、会議を効率化するのにも有効です。アジェンダがあれば、参加者たちは議題とそれぞれの話し合いにかけられるおおよその時間を把握した状態で会議に出席できるためです。

「〇時〇分までに結論を出す必要がある」との意識があるため、だらだら話すことなく、要点を押さえて活発に議論を進められます。結果として、予定した時間内で密度の高い話し合いが可能です。

時間が区切られている意識がないと、参加者同士で雑談したり議題からそれた脇道の議論が始まったりしかねません。

先に会議の目的や議題を把握しておけるため、参加者たちが事前に意見をまとめたり必要な資料を用意したりできる点も、アジェンダが重要な理由の1つです。

議題を知らされていないまま会議に出席しても、その場で急に意見を述べたり、必要なデータや資料をすぐに出したりするのは難しいでしょう。事前にアジェンダで議題を理解していれば、参加者は当日に向けて必要な準備が可能です。会議では、信頼性の高い資料やデータをもとにした建設的な意見が述べられます。

別の意見を持つ参加者も、事前にそろえたデータや資料をもとに、説得力のある反論が可能です。有意義で納得感のある話し合いになります。

アジェンダの書き方に公式な決まりはないものの、基本項目はある程度決まっています。以下のような項目を記載するのが一般的です。

配布資料が複数あるときは「○○事例集 ○P」「商品概要図 ○P」といった資料の名称やページ数も記載しておくと、参加者の受け取り漏れが防げます。

アジェンダは概要を伝えるものなので、あまり詳細に書きすぎず項目ごとに簡潔に記すことが大切です。

以下では、アジェンダ作成にあたって担当者が特に注意したいポイントを紹介します。

会議の時間は限られているため、議題を絞り込むことがポイントの1つです。議題が多すぎると、それぞれのテーマで話し合う時間が十分に取れず、納得できない結論に着地する恐れがあります。会議の終盤で集中力が切れてしまい、有意義な議論が難しくなる可能性もあります。

会議の出席者全員で決めるのが望ましい内容か、関係者で個別に打ち合わせればよい問題かを考え、優先順位を決めることが大切です。重要度の高い議題に絞り込みましょう。

会議の着地点を明確にしておくことも大切です。ゴールが不明確では、どういった状況をもって議論を終了すべきか分かりません。目標を明確にしておけば、参加者が具体的にどの様な方向性で何をどう話し合うべきか理解できます。

会議のゴールは、以下のように開催目的によって異なります。

十分に検討し、適切なゴールを設定しましょう。

議題を絞り込んだら、内容や順番を整理して構成を考えましょう。仮に、以下のように関連性の薄い議題を適当に並べると、流れが悪くなり効率的な話し合いが難しくなる恐れがあります。

上記を整理すると以下になります。

整理後は関連項目がまとまり、売上を把握した上でマーケティング戦略を話し合う順番になっており、理解しやすい流れです。スムーズに話し合うため、議題の順番や流れを意識しましょう。

議題ごとにどれだけの時間をかけるか、タイムスケジュールを決めておきます。書き方に決まりはありませんが、「30分」と所要時間を書いたり「2時10分～2時40分」と時刻を書いたりすると分かりやすいでしょう。

タイムスケジュールをきちんと決めておくことで、適度に集中して話し合いを進められます。ただし、議題の内容によっては話し合いが長引き、アジェンダ通りに進まない場合もあるので、時間には余裕を持たせておきましょう。議題によっては質疑応答の時間を設けるのもおすすめです。

アジェンダ以外にも会議資料があれば、事前に用意して配布しておきましょう。アジェンダに資料名や参照ページなどを記載しておくと、参加者たちがどの資料の何ページを見ればよいか把握しやすく、親切です。

事前に資料が手に入れば読み込んで考えておけるため、会議の際に質の高い議論が期待できます。

まとめ