今すぐ実践！ビジネスマナーで好印象を与える方法

ビジネスシーンでのマナーは、単なるエチケットではありません。第一印象はその後のビジネス交渉や関係構築に大きな影響を与える重要な要素です。

正しい挨拶や敬意の表現、適切な服装、時間管理など、マナーには多くの要素が含まれます。この記事では、ビジネスマナーの必要性について深く掘り下げ、それがビジネスにどのような影響を与えるかを紹介します。

また、実際のビジネスシーンで起こったマナー違反の事例を交えながら、どうすれば適切なマナーを身につけることができるのかを解説します。ビジネスにおいて重要なマナーについて、ぜひこの記事で学んでください。

1. ビジネスマナーとは何か

ビジネスマナーとは、仕事やビジネスにおいて適切な振る舞いや行動規範のことを指します。適切なビジネスマナーは、信頼関係の構築、良好な人間関係の構築、ビジネス上のトラブルの回避などに繋がります。

1-1. ビジネスマナーの必要性

適切なビジネスマナーは、ビジネス上での成功や信頼関係の構築、仕事の効率化などに大きく関わるものです。ある調査結果によれば、ビジネス上での印象や評価は、約7割が非言語的な要素（姿勢や仕草、表情など）によって左右されるという報告が上がっています。

また、適切なマナーを持つ人は、信頼されるとともに、プロフェッショナルなイメージを持たれ、ビジネスチャンスを生み出しやすくなると言われているのです。

1-2. ビジネスマナーの欠如がもたらす影響

ビジネスマナーの欠如がもたらす影響は大きく、ビジネスの信頼性や効率性に悪影響を与え、さらには損失やリスクを引き起こす可能性があります。ビジネスマナーをしっかりと身につけることは、社会で働くうえでとても重要です。

以下に、ビジネスマナーの欠如がもたらす具体的な影響を示します。

・信頼性の低下
ビジネスマナーの欠如によって、相手に対する敬意が感じられず、信頼性の低下を招く可能性があります。遅刻や無断欠席、態度の悪さ、不適切な言葉遣いなどは、相手が不信感を抱きやすい、よくあるマナー違反です。

・効率性の低下
ビジネスマナーの欠如によって、コミュニケーションの障害が生じ、業務の効率性が低下することがあります。電話やメールでの返信が遅れる、会議での発言が的外れである、相手の意見を尊重しない強い態度などは、円滑なコミュニケーションの障害となり、業務効率に悪影響を与えることも考えられるでしょう。

・損失やリスクの増加
例えば、商談での言動が不適切だった場合、取引の失敗や法的なトラブルが生じることがあります。また、機密情報の漏洩やプライバシーの侵害なども、ビジネスマナーの欠如によって引き起こされることがあります。

2.ビジネスマナーの基礎知識

2-1. 会議のマナー

会議においては、相手を尊重し、円滑なコミュニケーションを図ることが大切です。具体的には、遅刻しない、スマートな服装を心がける、議題についての準備をしっかりと行う、話し方に注意する、アイコンタクトをとるなどがあります。

会議を開催するということは、参加者の時間や費用を使うということです。やるからには、良い結果を出さなければ意味がありません。当然、スムーズな進行や円滑なコミュニケーションが求められます。また、会議での印象はその後のビジネスや人間関係にも影響を与えるため、特段マナーに気を配りたいシーンです。

2-2. 電話やメールでのマナー

電話やメールでのマナーは、ビジネスにおいて重要なコミュニケーション手段の一つであり、相手に対して丁寧かつ適切に伝えることが求められます。また、ビジネスにおけるコミュニケーションには、相手に対する敬意や信頼を示すことが必要不可欠です。

以下は、電話やメールでのマナーに関する具体例です。

電話でのマナー

• 着信には、素早く・明るく・丁寧に対応しましょう。電話を受けた際には、「○○社の××でございます」と、自分の名前と所属を名乗ることが大切です。
• 電話をかける際には、相手のスケジュールや状況を事前に確認し、適切なタイミングでかけるようにしましょう。
• 電話中には、相手の話を遮らず、聞き役に回ることが重要です。また、話が終わった後には、内容を確認してから、自分の意見や回答を述べるようにしましょう。

メールでのマナー

• 件名には、内容を簡潔にまとめたタイトルをつけるようにしましょう。
• ビジネスメールにおいては、敬語を使うのが一般的です。また、相手に対して丁寧な言葉遣いを意識して作成しましょう。

2-3. ビジネス電話の取り方

ビジネス電話の取り方にはルールがあり、正しいマナーを守ることが大切です。

以下に、ビジネス電話の取り方についての実践的なポイントをいくつか紹介します。

・相手の名前を呼びかける
ビジネス電話では、まず相手の名前を呼んでから話を始めることが基本です。相手が自分宛ての電話であることを確認できるため、印象が良くなります。

・簡潔かつ明確に伝える
話が長かったり言葉遣いが複雑すぎると、相手に伝わりにくくなります。ビジネス電話では、要件を簡潔かつ明確に伝えるようにしましょう。

・相手の話に注意深く耳を傾ける
相手が話をしているときは、その話に注意深く耳を傾けることが大切です。良いタイミングで返事や相槌を打つことで、相手が「この人は自分の話に興味を持ってくれているな」と感じられるため、こちらの話もしっかり聞いてくれる可能性が高くなります。

3. ビジネスマナーのポイント

3-1. 挨拶や言葉の使い方

挨拶はビジネスマナーにおいて、最低限、基本中の基本です。挨拶をきちんとしない相手と、信頼関係を築きながら仕事をしていこう！と思う人はまずほとんどいないでしょう。ビジネスという場を除いても、生活の一部として挨拶は大切なマナーであり、重要なコミュニケーションツールです。

さらに、ビジネスシーンではプライベートと異なり、より丁寧な言葉遣いが求められます。特に社外の人との会話では、社内の人間を身内と考え、自分の立場に応じた言葉を選ばなければいけません。

【例】
・社内：「鈴木社長がおっしゃられていますが・・・」
・社外：「社長の鈴木が申し上げておりますが・・・」

ちょっと難しく感じるかも知れませんが、適切な言葉が自然と使えるようになれば、どんな人とのコミュニケーションでも良い印象を与えることができるはずです。

3-2. ビジネスシーンでの服装

ビジネスシーンにおいては、その場に適した服装というのもマナーの１つです。

・フォーマルな場合
スーツやドレスが一般的であり、ビジネスマナーとして一定のルールがあります。例えば、スーツの色は黒や紺色が基本とされ、シャツは白または淡い色、ネクタイは地味目のデザインが望ましいです。女性の場合は、ヒールの高さやスカートの長さにも注意が必要です。

・カジュアルな場合
近年はカジュアルなビジネスシーンも増えており、ジャケットやセーター、スラックスなどでも十分対応できる場合があります。ただし、Tシャツやジーンズなどは避けるようにしましょう。

3-3. ビジネスシーンにおける時間の扱い方

ビジネスシーンにおいては時間を大切にし、時間内に会議や業務を遂行することが求められます。中でも特に遅刻は厳禁です。遅刻によって、他者の時間を無駄にする可能性もあるでしょうし、取引先とのスケジュールに影響を及ぼすことだってあり得ます。約束時間やスケジュールに関しては事前確認を徹底、調整が必要な場合は早めに相手へ連絡するようにしましょう。

まとめ

ビジネスマナーは、相手に対して敬意を表現するために大切な要素です。会議や電話、メールなど、シーンに合わせた正しい知識と実践は、信頼と協力関係を築く上で欠かせません。

今回、挨拶や言葉遣い、適切な服装、時間管理など、すぐに実践できることをご紹介しました。すでに実践しているよ！という人も多いかも知れませんが、今一度「当たり前」のことに注目し、ビジネスマナーの必要性について考えてみてはいかがでしょうか。