Web会議で失敗しない！効果的な話し方のコツ

今や当たり前になったWeb会議ですが、自宅やオフィスから参加するため、対面の場合とは異なる話し方が求められます。そこで、この記事ではWeb会議での話し方のコツを5つご紹介します。
はっきりと発言して話のリードをとること、相手の話に耳を傾けること、声の大きさやトーン、話し方のリズムに注意すること、非言語コミュニケーションの重要性を理解すること、対面との違いを理解することがポイントです。
Web会議での効果的な話し方を身につけ、ビジネスの成果を上げましょう。

1.Web会議におけるコミュニケーションの特徴

1-1. オンライン上でのコミュニケーションの特徴

Web会議におけるオンライン上でのコミュニケーションは、対面での会話とは異なる特徴を持ちます。

オンライン上でのコミュニケーションにおいては、直接的な対面でのコミュニケーションに比べ、身体的な触覚情報が伝わらないため、相手の表情や仕草などの視覚的な情報が非常に重要です。また、音声や映像の遅延、回線の不安定性などの懸念点もあります。

1-2. 相手の反応を読み取る難しさ

Web会議においては、相手の反応を読み取ることが難しいという特徴があります。それは、オンライン上でのコミュニケーションに非言語的なコミュニケーションが欠けているからです。

言語以外の非言語的なコミュニケーションは、表情、ジェスチャー、視線、声のトーンなどが挙げられますが、Web会議では、これらの情報が限られた画面上で伝えられるため、正確に読み取ることが難しいという問題が指摘されています。

オンラインコミュニケーションの非言語的なコミュニケーションに関する研究によると、顔の表情やジェスチャーがある場合、メッセージを正確に受信する確率は75％以上であるが、非言語的な情報がない場合は、確率が50％以下になることが報告されています。

1-3. ノイズやエコーなどの問題

Web会議では、音声がクリアに伝わらない場合があるため、ノイズやエコーの問題に対策が必要です。

ノイズやエコーの問題は、Web会議において非常に重要な問題のひとつです。これらの問題があると、会話が聞き取りづらくなるため、コミュニケーションの質が低下し、生産性が低くなる可能性があります。一方で、この問題に対する解決策があれば、より円滑なコミュニケーションを実現し、効率的なWeb会議が行えるようになります。

2.Web会議における話し方の違い

2-1. 対面との違いを理解する

Web会議は対面の会議と比較して、コミュニケーションの取り方や感覚が異なるため、適切な対応が必要です。

対面の会議では、参加者は同じ部屋にいるため、非言語コミュニケーションを含め、コミュニケーションがスムーズに行われます。一方、Web会議では、参加者は場所や環境が異なるため、非言語コミュニケーションの伝達が制限されるとともに、画面越しに相手を見るために視線の合わせ方が異なるなど、違いがあります。

Web会議においては、以下のような点に留意することが重要です。

• 相手に対して十分に話を聞く
• 相手が話しやすい環境を提供する
• 視線の合わせ方に留意する
• 適切なタイミングで話す

2-2. 声の大きさやトーン、話し方のリズムの違い

Web会議における声の大きさ、トーン、話し方のリズムは、対面会議と比較して、より注意が必要です。適切な声の大きさやトーン、話し方のリズムを意識することで、会議の円滑な進行につなげることができます。

対面会議と異なり、Web会議では参加者が離れた場所から参加するため、音声が遠くなりやすく、声の大きさやトーン、話し方のリズムが適切でないと聞き取りにくくなります。適切な声の大きさやトーン、話し方のリズムを意識することで、会議の円滑な進行につなげることができます。例えば、以下のような方法があります。

• 音声が聞き取りにくい環境での会議では、ヘッドセットやマイクを使用することで、声をよりはっきりと届けることができます。
• 発話の前に、マイクの音量を確認し、適切な大きさで話すように意識しましょう。
• 話し方のリズムについては、早口で話しすぎないように、適度なスピードで話すように心がけましょう。
• トーンについては、親しみやすく、丁寧なトーンで話すことが大切です。また、相手が理解しやすいように、適宜ポーズを入れて、伝えたいことを整理することも有効です。

2-3. 非言語コミュニケーションの重要性

Web会議では、非言語コミュニケーションがより重要になります。ジェスチャーや表情、視線などを上手に使い、相手に伝えたいことを伝えることが大切です。

ある調査によれば、人がコミュニケーションする場合、言葉が占める割合は7%、音声のトーンやリズムは38%、非言語コミュニケーションが55%を占めるとされています（Mehrabianの法則）。つまり、非言語コミュニケーションが人と人との信頼関係を築く上で非常に重要であることが分かります。

Web会議では、顔の表情やジェスチャー、視線などの情報を受け取ることができない場合があり、相手がどのような状況であるかを正確に判断することが難しいです。そのため、言葉だけでなく、非言語コミュニケーションを上手に活用することが求められます。

3.Web会議での話し方のポイント

3-1. はっきりと発言し話のリードをとる

Web会議での話し方においては、はっきりと発言することが重要です。また、話のリードをとることで円滑な会話ができるようになります。

Web会議では、対面の場合と比べて相手の反応が遅れることがあります。そのため、はっきりと発言しないと相手に伝わらず、誤解を招いてしまうことがあります。また、Web会議では画面を共有することが多いため、話のリードをとることで、他の参加者が話題について追いかけやすくなります。

3-2 相手の話に耳を傾ける

相手の話に注意深く耳を傾けることは、コミュニケーションの基本です。相手の発言を理解し、尊重することは、信頼関係を築くために重要です。

多くの人が話し手として重要だと感じるのは、自分の考えを伝えることですが、同様に相手の話を理解することも同じくらい重要です。会話の相手が話している内容を理解し、それに対して適切に反応することは、コミュニケーションにおいて非常に重要です。心理学的にも、人は自分の意見や考えについて聞いてもらうことで、相手に尊重されていると感じることができます。

まとめ

Web会議での話し方には、対面会議とは異なる特徴があります。まず、声の大きさやトーン、話し方のリズムに違いがあり、その調整が必要です。また、非言語コミュニケーションの重要性も高く、相手の視線や仕草を観察することで、コミュニケーションの円滑さを保つことができます。

さらに、Web会議では、はっきりと発言し、話のリードをとることが重要です。聞き手も相手の話に耳を傾けることで、コミュニケーションがスムーズに進みます。これらのポイントを押さえることで、Web会議でのコミュニケーションをより効果的に行うことができます。