会議は何種類？目的別の選び方とそれぞれの特徴

会社経営や、組織運営をするうえで、コミュニケーションの一環として、こまめに会議を開くことは大切だと言います。しかし、「とりあえず」で開かれる会議の大半は目的が曖昧で、時間を無駄に浪費していると感じる方も多いでしょう。
普段あまり意識することはありませんが、実は会議には複数の種類があります。きちんと目的にあわせて実行すれば、会議の時間をより密なものにすることも可能です。
そこで今回は、会議の種類とそれぞれの特徴についてご紹介していきます。

１．会議は主に5種類

１‐１．アイディア出し会議

アイディア出し会議とは、その名の通り「新しいアイディアを集めるための会議」です。新商品や新サービスを開発する際や、取引先へのプレゼンテーションに向けて行われます。

アイディア出し会議の場合、参加者同士がお互いの発言を否定してはいけない、というのが最大の特徴です。どのようなアイディアでも、まずはいったん認めるように心がけます。

今までにない良いアイディアにたどり着くためには、とにかくたくさんの意見を出さなければいけません。そのような会議の中、もし誰かのアイデアが否定されるようなことがあればどうなるでしょうか。その後、ほとんどの参加者が否定されることを恐れて、発言しなくなる状況が用意に想像できます。

誰のどんな発言がヒントになるかわかりませんので、ちょっと変だなと思うアイディアがでたとしても、否定しないことをルールとして会議を行いましょう。

１‐２．計画決定会議

特に大きなプロジェクトや、専門的な分野での協力が必要なプロジェクトでは、外部の企業と連携して進めることは珍しくありません。目標を達成するためのタスク、具体的な過程や納期など、社内メンバーのみで業務にあたるより、さらに細かな計画を練る必要がでてきます。

普段気軽にコミュニケーションが取れる相手ではないからこそ、誰がどの工程について責任を持つのか、どこからどこまでを外部にお願いするのかなど、契約面を含めて計画を決めるための会議は非常に重要です。

１‐３．報告・連絡・相談会議

業務の進捗状況や、売上状況など、報告や連絡のための会議は定期的に行われるのが一般的です。すでに解決済みのトラブルなどもあわせて報告すれば、会議参加者にとって今後同じ状況が起きた時の助けになる、ということもあるでしょう。

報告・連絡・相談の会議では、会社全体・部署全体など、状況によって参加メンバーが異なるのが特徴です。上長がそれぞれの業務内容を把握するため、情報共有する場として開催されるパターンも少なくありません。

その他、プロジェクトの関係者のみで行う場合は、進捗の遅れや懸念点を相談する場としても使われる会議です。

１‐４．コーチング会議

コーチング会議は、基本的に上司や先輩が、若手社員・新人社員などを教育するために開かれます。情報共有も含まれますが、どちらかと言えばスキルアップのために行われる会議です。

コーチング会議を行う際は、指導者が参加メンバーに対して、どのようなスキルを身に付けてもらうための会議であるかを説明するところから始めます。教える側と教えられる側、それぞれの認識が異なると、思ったような成果が出ない可能性があるからです。

指導者になった人は、できるかぎり丁寧でわかりやすい資料を用意し、このスキルを身に着けたら今後業務にどう良い影響があるかをきちんと伝えるようにしましょう。

１‐５．意思決定会議

意思決定会議は、ここまでの会議やミーティングで出された意見を元に、最終的な判断を下すために行われます。当然ですが、決定権を持つ社員の参加が必須です。

意思決定会議に意見を持ち込む際は、必要な情報を取捨選択、整理しておく必要があります。また、事前に会議の内容に関係ありそうなデータを収集し、意思決定に役立つ資料を作成しておくと親切です。決められてた時間の中、スムーズに意思決定まで進めるよう、環境を整えておきましょう。

２．会議を効率よく進めるために気を付けたいこと

会議は「定期的に開催しておけばよい」というものではありません。業務内の大切な時間を無駄にしないよう、できるだけ効率よく進めていきたいものです。では、どのような点に気を付ければよいのでしょうか。以下、特に注意したいポイントを3つご紹介します。

・事前共有が鉄則

会議の目的や議題、つまり「今日何を報告するのか・相談するのか・決定するのか」といった内容は必ず事前共有しておきます。

参加者が何も知らされないまま会議を開催すると、何も準備ができないため発言が少なくなってしまったり、資料を読む・必要な情報を集めるために時間を使う事態にもなりかねません。

効率よく会議を進めるためには、アジェンダなどを用意して事前に共有するようにしましょう。

・目的に合わせた会議を開催する

アイディア出しを行いたいのに深く掘り下げすぎて時間切れになってしまう、意思決定を行いたいのにその場で議論を始めてしまう。目的に合わない会議を開催すると、時間内にやりたいことができなくなる危険性があります。

今回は何をするための会議であるか、まずは開催者が認識をはっきりさせておくことが大切です。

・発言は平等に行う

会議は様々な立場の人が集まって行うものです。そうなると、どうしても経験値の高い社員が発言する機会が多くなりますし、確かに報告会議であればそれでも問題ないかも知れません。ただ、様々な意見が求められる会議では、やはりみんなが平等に発言できるのが理想です。会議時間が長くなり過ぎないよう、1人当たりの発言時間を決める、必ず全員に話を振って発言を促すなど、色々と工夫してみましょう。

まとめ

会議は主に、アイデア出し会議、計画決定会議、報告・連絡・相談会議、コーチング会議、意思決定会議の5種類あります。それぞれの会議は目的が異なるため、必要に応じた使い分けが必要です。

「まめに会議を開催しているのに、どうも業務の進捗が思わしくない」「特になにも決まらない会議ばかり開かれている」「会議に参加しても充実感がない」

そんな悩みは、目的に合わせたスタイルで会議を行っていないせいかも知れません。

今回ご紹介した種類ごとの特徴と注意点を念頭に、効率的な会議を目指してみてくださいね。