オンラインでも伝わる！Web会議プレゼンのコツ

現在、世界中でのテレワークの普及に伴い、Web会議がますます重要性を増しています。その中でも、プレゼンは重要なコミュニケーションツールの一つであり、Web会議でも多くの場面で利用されています。しかし、プレゼンはうまくいかないと逆効果になることもあります。
そこで、本記事ではWeb会議でのプレゼンについて、効果的な進め方や注意点、コミュニケーションのコツ、質疑応答の際の気を付けるべき点などを紹介しています。これらの情報を参考にすることで、Web会議でのプレゼンがスムーズかつ効果的に進められるようになることでしょう。

1. Web会議のプレゼン準備

1-1. 事前に必要な準備とは

Web会議プレゼンを成功させるためには、プレゼンの目的や聴衆に合わせた準備が必要です。具体的には、プレゼンの目的や内容を明確化し、聴衆のニーズや背景を理解することが重要です。また、使用するツールや環境の確認やテスト、セキュリティ対策なども欠かせません。

ある調査によると、約50%の企業でWeb会議が導入されており、約80%が利用経験があると回答しています。また、別の調査によると、2024年にはグローバルでリモートワークを導入する企業の割合は30%に達すると予想されています。このような背景から、Web会議プレゼンの準備はますます重要になっています。

営業プレゼンを行う場合、聴衆のニーズや背景を理解することが重要です。具体的には、聴衆の業種や規模、課題やニーズ、競合他社の情報などを事前に調査することが必要です。また、プレゼンの目的やアウトカムを明確化し、プレゼンの内容や構成を決定することも重要です。このように、聴衆に合わせた準備を行うことで、プレゼンの効果を高めることができます。

1-2. 資料の準備方法

Web会議の資料を準備する際には、以下の手順を踏むことが重要です。

１．目的やターゲットを明確にする
プレゼン資料は、与えられたテーマに沿って情報を整理し、相手にわかりやすく伝えることが目的です。そのため、どのような情報を伝えたいのか、どのようなターゲットに向けてプレゼンを行うのかを明確にすることが重要です。

２．テキストよりも図やグラフを多用する
人は視覚情報に敏感であるため、図やグラフを使ってわかりやすく説明することが効果的です。また、長いテキストだけでは相手の注意を引きにくく、情報が伝わりにくくなってしまいます。

３．資料のファイルサイズを軽くする
Web会議では、通信環境によってはファイルサイズが大きいプレゼン資料をダウンロードするのに時間がかかったりすることがあります。そのため、資料のファイルサイズを軽くすることで、スムーズなプレゼンができるようになります。

2. Web会議プレゼンの進め方

2-1. 事前に確認しておくべきこと

プレゼン前には、参加者の環境や準備状況を確認することが重要です。

Web会議は場所や時間を問わず参加できるため、参加者の環境や準備状況は様々です。例えば、インターネット回線の速度やノイズがあるかどうか、カメラやマイクの使用状況、プレゼン資料のダウンロード状況などが挙げられます。これらを事前に確認しておかないと、プレゼンがスムーズに進まない可能性があります。

参加者に事前にテスト用のURLを送信し、回線速度やマイク、カメラの使用状況を確認したり、プレゼン資料を共有する際に、ダウンロードに時間がかかる場合は事前に共有するなど、事前に準備しておきましょう。

2-2. プレゼンの流れとポイント

プレゼンの流れは、導入、本題、まとめの3つに分けて進めることが基本です。導入では、参加者の興味を引く話題や背景を説明し、本題ではメインの内容をわかりやすく伝えます。そしてまとめでは、最後にまとめを述べて、次のステップに進むことを伝えます。

プレゼンは、内容がわかりやすく伝わるように、一定の構成や流れを持つことが大切です。3つに分けることで、参加者が話の流れを追いやすくなり、最後にまとめを振り返ることで、重要なポイントを強調することができます。

例えば、新規事業の提案をする場合、まずは新しい市場の背景を説明し、その市場にどのようなニーズがあるのかを導入で説明します。本題では、提案する商品やサービスの特徴やメリットを具体的に説明し、それをどのように提供するかを示します。そして、最後にまとめでは、提案した商品やサービスが市場に受け入れられることや、収益性が見込めることを強調して締めくくります。

2-3. プレゼン中の注意点

プレゼン中には、視聴者の興味を引くためにわかりやすく説明し、視覚的な資料や手話なども活用することが重要です。プレゼン中には、聴衆を引き付けるためにエンゲージメントを高める必要があります。例えば、ビジュアルな資料を使用したり、手話やジェスチャーを使って説明したりすることで、より理解しやすくなります。

2-4. プレゼン中のコミュニケーションのコツ

Web会議でのプレゼン中には、参加者とのコミュニケーションを意識することが重要です。具体的には、積極的に質問を受け付ける姿勢を示し、相手の質問に丁寧に答えることで信頼を築くことができます。

質問に対して丁寧に答えることは、参加者の信頼を得るために非常に重要です。実際に、アメリカの調査会社によると、信頼されている上司には、従業員の生産性が2倍以上になるという結果が出ています。

プレゼン中に参加者から質問が出た場合は、以下のような返答が適切です。

-「ありがとうございます。その点についてはこう考えています。」
-「具体的なデータはこうなっています。」
-「もう少し詳しく説明しますね。」

このように、質問に対して丁寧かつ具体的に答えることで、参加者から信頼を得ることができます。

2-5. 質疑応答の際に気を付けるべきこと

質疑応答では、相手の発言にしっかりと耳を傾け、理解を示し、明確な回答を提供することが重要です。また、質問に対して真摯に向き合い、適切な言葉選びや姿勢で対応することで、信頼感を築くことができます。

以下は、質疑応答で気を付けるべきポイントの一例です。

・質問に対して真摯に向き合う
質問を受けたら、まず相手の質問に耳を傾け、真摯に受け止めることが重要です。そして、相手が何を求めているのかを理解し、明確な回答を提供することで、信頼感を築くことができます。

・適切な言葉選びや姿勢で対応する
質問に対しては、丁寧な言葉遣いや適切な表現を用いることが大切です。また、適切な姿勢で応答することも重要です。たとえば、相手に向き直り、しっかりと目を見て話すことで、相手の信頼を得ることができます。

・質問に回答できない場合は、適切に対応する
場合によっては、質問に対して直接的な回答ができない場合があります。その際には、適切な対応が必要です。たとえば、回答がわからない場合には、「その点については確認してから回答します」というように、明確なスケジュールを提示することが大切です。

3. まとめ

Web会議プレゼンを成功させるためには、プレゼン前に準備をしっかりと行うことが重要です。プレゼンの始め方や注意点を抑え、プレゼンの流れやポイントを明確にします。プレゼン中の注意点やコミュニケーションのコツを実践し、質疑応答の際にも気を付けるようにしましょう。