【今どき会議】会議効率化ツールのメリットと選び方

会議とは

2023.02.03

事前準備が大変だったり、時間が長くなりがちだったり、会議をやらないわけにはいかないけれど、使う時間は減らしたい。会議の運用方法を色々工夫したけど、もう手詰まり！とお困りではありませんか？
実は今、「会議効率化ツール」を導入する企業が増えています。一体どんなことができるツールなのでしょうか？今回は会議効率化ツールを使用するメリットや、選び方について解説します。

１．会議効率化ツールとは？
２．会議効率化ツール導入のメリットとは？
３．会議効率化ツールの選び方
まとめ

１．会議効率化ツールとは？

会議効率化ツールは、会議に関連する業務をより簡単に、スムーズに進めるためのツールです。会議を効果的・効率的に行うためには、会議当日だけでなく、会議前後で以下のような業務が発生すると言われています。

・会議前
会議の目的とゴールの決定、メンバー選出、日時調整、会議室予約、アジェンダや会議資料の作成など

・会議後
議事録の作成、決定事項の共有、実施の管理など

そのため、「会議効率化ツール」というツール一つで全てを助けてもらえるわけではなく、会議中と前後の各業務を効率化するためのツールを、複数組み合わせて導入するケースも少なくありません。

またここ数年、今まで対面形式で行われていた会議が、オンライン形式へと大きく移り変わったことにより、より一層ITツールの活用も活発になってきています。このようなことから、会議効率化を手助けする様々な機能が搭載されたツールが、各社から提供されるようになりました。

２．会議効率化ツール導入のメリットとは？

会議効率化ツールを導入すると、どんなことに役立つのでしょうか。各業務ごとに、会議効率化ツールが持つ主な機能をみていきます。

【会議前】
・会議の設定：システム上のカレンダーに会議を設定、同時に参加者への案内もメールなどで送付
・アジェンダの作成：テンプレートを活用し、会議アジェンダの作成を補助
・資料の事前共有：ツールを介してアジェンダや参考資料の事前共有、質疑応答などすり合わせが可能

【会議中】
・資料の発表と会議の進行：資料の画面共有、資料にマーカーを引くなどテキストの強調、資料に手書きメモやテキストを追加
・決定事項の内容確認：決定事項のToDoリスト作成

【会議後】
・議事録の作成：Web会議の際、会議中の発言を音声認識、議事録を自動で作成
・決定事項の進捗確認：ToDoリスト化された決定事項の進捗を管理

こうして確認すると、各業務の特に手間がかかるポイントをサポートしてくれるツールが多いことがわかりますね。会議効率化ツールの導入は、会議だけでなく、業務全体の効率化という面でも大きなメリットがあります。

３．会議効率化ツールの選び方

たくさんの会議効率化ツールが展開されているため、結局どれを選んだらいいのか分からない！と迷ってしまうかも知れません。そこで、次に会議効率化ツールの選び方について、ポイントをご紹介します。

３‐１．事前準備や進捗管理が得意

会議の事前準備や、決定事項を共有したのはいいけど進捗管理の時間が取れない！そんな時に導入したいのが、事前準備と進捗管理を得意とするツールです。会議前後のタスクに関して効率化できるタイプのツールは、会議参加者へのアジェンダ共有や、決定事項のToDoリスト化、ToDoリストの内容が滞りなく進められているのかなど、業務の進捗管理が簡単に行えます。

事前の資料共有は会議の時間を有効に使うためにも重要で、特に議題がいくつかある会議の場合はアジェンダが欠かせません。話すべきことの漏れをなくし、会議参加者が着実に課題を消化できる仕組みを作るためにも必要です。

特に会議を開催する立場になることが多いプロジェクトのリーダーや、部下の業務を把握したい管理職の方に使っていただきたいツールだと言えるでしょう。

３‐２．会議進行の効率化が得意

会議は複数人が集まって進めるものなので、計画的な進行が求められます。そうしないと、予定時間のオーバーや、意思決定まで進められないといった事態にもなりかねません。そんな時には、会議進行の効率化が得意なツールがおすすめです。

あらかじめ議題やアジェンダを設定しておくと、限られた時間内に消化できるようサポートしてくれます。会議進行を助けてくれるので、司会役の社員が使いこなしたいツールです。

資料を画面共有することで、今発表者がどこを説明しているのかを分かりやすくしたり、画面に表示された資料に対して、複数人でメモを追記できる機能を持つものもあります。

参加者全員が同じ画面を見ていれば、それぞれの認識の齟齬がなくなるため、スムーズにゴールまで進んでいけることでしょう。

３‐３．会議資料の共有が得意

ペーパーレス化が進む現代、会議資料の共有もツール上で行う企業が増えています。会議資料が多い場合、全て紙に印刷するのは、コスト的にも時間的にも大きな無駄です。

会議資料をツール上に登録しておけば、参加者が事前に確認できますし、いちいち配り歩く必要もありません。PC内のファイルが多すぎて、当日いざ画面を共有しようとしたとき、今必要な資料をなかなか見つけられない、なんていうトラブルを防ぐ上でも役立ちますね。

もちろんダウンロードも可能ですので、必要に応じて印刷することも可能です。

３‐４．オンライン会議の効率化が得意

Web会議ではホワイトボードが使えないので、意見が書き出せず効率が悪い、という声を聞くことがあります。そんなときには、オンライン上で使えるホワイトボードツールの導入を検討してみてはいかがでしょうか。

オンラインでつながったPCやモニター内にキャンバスが表示されており、会議参加者が同時にアクセス、テキストや図形等を自由に挿入できるツールです。この機能を利用すれば、実際に会議室にいるときと変わらず、ボードに書き込みながら意見を交わすことができます。全国に支店がある企業など、遠隔からメンバーを集めて会議を行う場合にも便利です。