【ポイントは5つ】会議メモを上手に取って業務に活かそう！

自分の覚書のためや、後々議事録として残すために、会議中にメモを取る人は多いでしょう。しかし、全ての話を書き留めておこうと思っても、結局抜け漏れがあったり、メモが追い付かなくなったりすることがあります。そんなとき、何かいい対策はないものでしょうか。
今回は会議メモでお困りのみなさまに向け、会議メモを上手に取るコツをご紹介します。

１．会議メモとは？

会議メモとは、その名前の通り、会議中に書き留めた情報のことです。会議メモを取っておけば、会議内で出た重要事項についての詳細や、次の会議までに完了しなければならない業務、課題などを覚えておくのに役立ちます。

会議メモはあくまでもメモであり、正式な議事録とはちょっと異なった性質をもつものです。そのため一般的には決まった書き方やフォーマットがなく、メモを取る人の好みで形式も取り方も異なります。

２．会議メモを取るときのコツ

会議メモの取り方に決まりはないものの、後から見返したときに重要事項や決定事項が分からなければメモの意味がありません。ここからは会議メモを取るときのコツについてご紹介します。

２‐１． メモは自分に合った方法で取る

実は一口にメモと言っても、その取り方にはいくつか種類があることをご存じでしょうか。会議がリアルタイムに進む中、同時進行でメモを書き留めていくことになりますので、自分にあった方法を見つけることが大切です。以下、一例として、一般的なメモの取り方をご紹介します。

・コーネル式： 左側に見出しやアイディアなど概要、右側にその詳細を書くイメージで、2列に分けてメモを取る方式です。左右に情報を分けて記載することで、内容の整理が簡単にできます。
・アウトライン式： 事前に会議の議題が共有されている場合は、その情報をメモのアウトラインとして使用します。議題に基づいて、重要であろうポイントをリストアップ、会議の進行に合わせて議題の下にメモを追加していく方式です。
・象限式：例えば議題に対する意見・自分のアクション・他のメンバーのアクション・質問、というように、メモを4つの象限にわけて取っていきます。会議の進行に合わせて、該当する枠内にメモを記載していく方式です。どちらかと言えば、手書きでメモを取りたい場合に向いています。
・スライド式：会議でプレゼンテーションを行う場合において、事前にスライド資料を共有してもらい、プレゼンターの発表に合わせて、各スライドにメモを追加しておく方式です。

また、情報をより長期的に記憶するためには、手書きでメモを取る方がよいという研究結果もあるそうです。最近ではパソコンでの作業が当たり前になりつつありますが、手書きの方がやりやすいと感じる方は、もちろん紙とペンを用いてのメモ書きで会議に挑みましょう。

２‐２．すべて書こうと思わない

会議メモを取るとき、「メモが追いつかない」という悩みを抱いていませんか？もしかしたら、それは一字一句書き留めようとしているからこその悩みかも知れません。しかし、実際にはその必要はないのです。

会議では議論やアイディアなど多くの発言がありますが、後でメモを読んだとき、その会話のすべてが必要、というわけでもありませんよね。議論のポイント、結果、次のアクションなどが分かるよう書き留めておけば、業務の遂行に何ら問題はないのです。記号や略語なども適宜使って、「時短」で書き留める工夫をしましょう。

２‐３． メモのテンプレートを用意しておく

定例の会議など、ある程度毎回の議題や流れに決まりがある場合は、会議メモのテンプレートを用意しておくと楽になります。また会議メモを基に作った資料を共有するときも、毎回必要な項目を漏れなく記載できるので便利です。

２‐４． メモ係を用意する

会議には進行役がいることもありますし、プレゼンなどで発表がメインになることもあります。その場合、発表者はメモを取ることができません。特に質疑応答のシーンでは、自分で答えながら相手の質問を書き取って…というのは非常に困難です。参加者がそれぞれ会議メモを取ったとしても、参加メンバーの中から1名会議メモを取る「記録係」を指名しておき、後々議事録作成などに役立てるのもありでしょう。

２‐５． 録音ソフトや文字起こしアプリを活用する

ここ最近、対面式の会議だけでなく、リモート会議を行う会社も増えています。もちろん会議メモを書いても良いのですが、特に社外の方と会議を行う際は、記録として録画や録音を行うのも1つの手です。相手の許可は必要ですが、音や映像で残しておけば、少人数の会議でメモを取るのが難しい時にも重宝します。

また、音声や映像から文字起こしをしてくれるアプリなどもありますから、後から振り返って会議メモや議事録を作成、共有するのも簡単です。

まとめ

人間の脳というのは、それほど多くの物事を長期的に覚えておくことができない仕組みになっています。時々それが可能な記憶力を持つ方もいますが、一般的には忙しければ忙しいほど、あっという間に忘れてしまうものでしょう。

そんなとき、会議メモは覚書として、その後作成する資料のたたき台として、とても重要や役割を担うものです。会議の参加メンバーだけではなく、不参加の社員に情報を共有する際にも使えますから、業務をスムーズに進めるためにも役立ちます。

今回ご紹介した内容を頭におき、会議メモを無理なく上手に取って、業務を効率化させていきましょう！