会議は無駄！？生産性をアップさせる5つの改善策

昨今注目される「働き方改革」。経営者も現場の社員も、ノー残業デーや業務の効率化など、生産性アップにむけて試行錯誤されていることと思います。
生産性をアップするために、業務を一つずつ見直してみると、意外と無駄な時間を使っている業務が多いことに気づくかもしれません。様々な業務のなかでも、特に会議はそんな「無駄」が多いと思われがちです。
しかし会議は仕事をスムーズ進める上で、とても重要な役割を担うものでもあります。そこで今回は、会議が「無駄」と思われる原因と、生産性をアップさせるための改善策についてまとめました。

１．会議が「無駄」と思われるのはなぜ？

会議を開催する中で「無駄」と思われる場面はどんなときでしょうか？会議は本来、企業という組織の中で働く以上大切な時間のはずです。しかし意味のない会議があるのも否定できません。みなさんが普段参加している会議が以下のパターンに当てはまらないか、確認してみましょう。

１‐１．会議の目的がない

とりあえずやっておこう、と開催される定例会議や、報告会議は珍しくありません。会議は本来何かを決めたり問題解決をするなど、目的があるから行われるものです。特に決めるべきことがない場合は、思い切って会議をなくしてしまうのもありでしょう。簡単な進捗報告や共有のみであれば、メールなど他に代用できる方法があるはずです。

１‐２．時間内に意思決定できない

会議で決めるべきことがまとまらず、先延ばしになることはありませんか？会議で結論が出ていない以上、その後の業務に支障が出ることも考えられ、会議のやり直しとなればそれこそ「無駄」です。その場で意思決定できるよう、会議には決定権を持つメンバーを呼ぶ、事前にある程度意思の確認を取っておくなど工夫をしましょう。

１‐３．予定時間をオーバーする

議論が白熱するのは良いことですが、時間をオーバーするのはいただけません。逆にいつまでたっても良い意見が集まらず、ダラダラと会議を続けるのも当然NGです。事前準備を怠らず、計画性を持って進行していくことが、会議の無駄を省くことに繋がります。

その他にも、参加しなくていいメンバーまで集められていたり、会議の時間内で確認しきれないほどの資料が用意されている場合なども、「無駄」と思われてしまう可能性が高いです。

２．5つの改善策で会議の生産性をアップしよう！

会議でありがちな「無駄」についてはわかりましたが、では生産性をアップするにはどうすればいいのでしょうか？ここからは5つの改善策をご紹介していきます。

２‐１．日ごろのコミュニケーションを大切にする

社員同士のコミュニケーションが少ない会社ほど、無駄な会議が多い傾向にあるといわれています。しかし会議の中で若手の社員が悩んでいても「このような問題で悩んでいて…」と発言するのは中々にハードです。結果、会議をしても問題解決に至らない状況が出来上がります。
このような状況を打開するには、会議という場面に捕らわれず、日ごろから「報告・連絡・相談）」の徹底が大切です。部下を抱えるリーダーや上司は、日常的に周囲と良くコミュニケーションを取り、悩みを相談しやすい環境作りを行いましょう。

２‐２．会議は短時間・少人数でもOK！

一般的に、会議を開催するときは、参加者のスケジュールや会議室の確認、議題を決めて資料を用意して、といったプロセスが発生します。しかし、急なトラブルが起きたとき、ちょっとした相談をしたいときなどは、短時間・少人数でまずは状況確認するだけでも問題ありません。準備をたくさんして会議をしなくても、サッと解決できることは案外多いものですよ。

２‐３．会議の目的や議題を事前共有しておく

会議を行う際、「何を決めるのか」「何について話し合うのか」を明確にしておくことが一番大切です。主催者は会議の目的や議題を決め、会議の前日までには参加者全員に共有しましょう。こうすることで、参加者も事前準備が可能になり、当日意見がまとまらない、意見が出ないといった事態を防ぐことができます。

２‐４．必要なメンバーのみで行う

会議の目的に合わせて、本当に参加が必要なメンバーのみを招集しましょう。自分が関わる業務の話なので会議に集中できますし、建設的な意見も出やすいからです。おのずと生産性もアップし、会議の無駄を減らすことができるでしょう。

２‐５．重要なのは「ファシリテーター」役

ファシリテーターは、簡単に言えば会議の進行役です。事前に決められた議題に沿って、会議が真っすぐ進むよう舵を取ります。ファシリテーターはタイムキーパーの役割も兼ねるため、みんなが好き勝手発言して横道にそれる、そして会議時間が伸びていく、などという無駄を省くことが可能です。

まとめ

会議は無駄だと思われがちですが、やはり仕事を進めるうえで欠かせない重要なものでもあります。会議の生産性を高めるには、決められた時間を意識すること、事前準備や参加メンバーの選定など、様々な工夫が必要です。

ただ会議だけが上手く言っても、業務に反映できなければ意味がありません。ぜひ今回の内容を参考に会議の無駄を減らした後は、迅速に決定事項を遂行できるよう頑張りましょうね！