貸し会議室でより生産的な会議を！需要の背景とメリット

近年、リモートワークやフレックスタイム制度など働き方が多様化する中で、外部の場所でのミーティングやセミナー、研修がますます重要となっています。そんな中、貸し会議室の需要が高まっています。しかし、貸し会議室を選ぶ際には慎重になる必要があります。
この記事では、貸し会議室の需要について、そして貸し会議室を利用する際に気を付けるべき注意点や、選ぶ際にポイントについて解説していきます。会議運営のプロの視点から、貸し会議室を利用する際に役立つ情報をお届けします。

1.貸し会議室が選ばれる理由

1-1. 貸し会議室の需要が増えた背景

貸し会議室の需要は増加傾向にあり、オフィス内での会議や研修だけでなく、リモートワークが増加する中でオンライン会議にも利用されています。
ある協会が2021年に発表した調査結果によると、貸し会議室の需要は増加傾向にあり、2019年から2020年にかけて貸し会議室の利用率は0.5％上昇しました。
また、新型コロナウイルス感染症の影響により、オフィス内での会議や研修が困難になったことから、リモートワークに対応できる貸し会議室の需要も増加しています。

1-2. 貸し会議室を利用するメリット

貸し会議室を利用するメリットは、専門的な設備が整備されており、プロの運営によりスムーズな会議が行えること、また場所や規模に合わせた柔軟な利用が可能であることが挙げられます。
例えば、大手企業の役員会議や株主総会などでは、貸し会議室を利用することが多く、設備が整っていることやプロの運営により、円滑な進行が求められます。
また、ベンチャー企業やスタートアップ企業では、オフィスがまだ整備されていない場合や、拠点を持っていない場合でも、貸し会議室を利用することで、少ないコストで効果的な会議が行えます。
さらに、教育機関やNPO法人などでは、セミナーや講演会を開催する場合にも、貸し会議室が利用されることがあります。

貸し会議室を利用するメリットは、環境や設備の整備、専門スタッフのサポート、コスト削減など、多岐にわたります。こうしたメリットを享受することで、会議運営が円滑に進むだけでなく、参加者やスタッフのストレスを減らし、より効果的なコミュニケーションや意思決定を促進することができるでしょう。

2.貸し会議室の用途

2-1. ビジネスミーティングや打ち合わせ

貸し会議室は、ビジネスミーティングや打ち合わせの場として使用されることが多くあります。
ある協会によると、2021年に行われた会員調査において、ビジネス目的の会議が最も多いと回答されており、貸し会議室の利用目的もビジネスミーティングが最も多いとされています。
具体的には企業の打ち合わせやプレゼンテーション、商談、取締役会などに使用される他、外部の方とのミーティングやお客様との面談などでも利用されているそうです。

2-2. 研修やセミナー

貸し会議室は、研修やセミナーの場としてもよく利用される場所です。
研修やセミナーは、一定期間の時間を設け、参加者にスキルアップや知識習得の場を提供することを目的として行われます。貸し会議室は、そのような場で必要とされる広さや設備が揃っているため、利用されることが多くなっています。

2-3. ワークショップやイベント

貸し会議室は、ワークショップやイベントの開催にも利用されます。
ワークショップでは、参加者同士の交流やアイデアの共有を目的として、多くの場合、ホワイトボードやプロジェクター、音響設備などの備品が必要になります。イベントの場合、講演会や展示会、パーティーなど様々な形式がありますが、共通して言えるのは多数の人が集まるパターンが多いことです。
貸し会議室は、これらの用途に対応した広さや設備が備わっているため、適した場所となります。

2-4. 撮影や収録

貸し会議室は、撮影や収録にも利用されます。プロのスタッフが入ることで、クオリティの高い映像や音声を手軽に作ることができるからです。
オンライン会議やWebセミナーの需要が高まる今、撮影や収録を行うことで、より多くの人々に情報を伝えることができるようになります。
その他に、YouTubeやSNSを使ったプロモーションも重要な役割を担っており、そうしたコンテンツの制作にも貸し会議室は便利な場所です。

以下に実例を挙げます。
・会社のPR映像や研修ビデオの撮影
・オンラインセミナーやWeb会議の録画
・YouTubeチャンネルやPodcastの収録
・アーティストのライブ映像の撮影

3.貸し会議室を利用する際に気を付けたいこと

3-1. 貸し会議室を利用する際の注意点とは？

貸し会議室を利用する際には、以下のような注意点があります。

・料金の詳細や利用時間、キャンセルポリシーを確認すること
・会議室の設備や広さ、立地を事前にチェックすること
・必要な機器や備品が揃っているか確認すること
・事前に利用目的や人数、スケジュールを決めておくこと
・会議室内でのマナーやルールに従うこと

3-2. 貸し会議室を選ぶ際のポイントは何か？

貸し会議室を選ぶ際のポイントは、利用目的や人数、設備やサービス、立地条件、利用料金などを考慮し、自社のニーズに合った会議室を選ぶことが重要です。
会場選びに失敗すると、不満やストレスが生じるだけでなく、参加者の集客にも影響を与えることがあります。以下は、貸し会議室を選ぶ際のポイントの具体的な実例です。

・利用目的や人数
会議や研修、イベントなどの目的や参加人数に合った会場を選ぶことが大切です。たとえば、少人数での打ち合わせやミーティングには、小規模な会議室が適しています。一方、大規模なイベントには、収容人数が多く、ステージや音響設備などが充実している会場が必要です。

・設備やサービス
必要な設備やサービスが揃っているかどうかも重要なポイントです。たとえば、プロジェクターやホワイトボード、マイクや音響設備などの基本的な設備はもちろん、Wi-Fiやコピー機、受付や案内板などのサービスも重要です。また、飲食サービスや宿泊施設などもあれば、利用者にとって便利です。

・立地条件
会場の立地条件も重要なポイントです。アクセスがしやすい場所や周辺に飲食店や商業施設がある場所など、利用者にとって便利な立地条件を選ぶことが重要です。

・利用料金
利用料金も重要なポイントです。同じ条件の会場でも、利用料金に差があることがあります。自社の予算に合わせて、費用を確認して選ぶことが重要です。

まとめ

貸し会議室を利用する際には、注意点を把握し、適切な選択をすることが重要です。本記事で述べた貸会議室選びのポイントや注意点を参考に、それぞれの目的に合わせた会議室を選び、満足のいく結果が得られるようにしましょう。