会議が活性化する！良い会議の作り方とは？

皆さんは今まで何度も会議を経験していることと思います。しかし、中には長くてつまらない、話し合いが噛み合わない、意見がまとまらないなどの問題が発生することもあるでしょう。
会議を成功させるためには、参加者全員が積極的に意見を出し合い、お互いに尊重しあい、共通の目標に向かって協力することが必要です。
この記事でご紹介するポイントを参考に、今後の会議で効果的に議論を進め、目標達成につながる意思決定を行えるようにしましょう。

1. 良い会議とは何か？

良い会議とは、有益な情報や意見交換が行われ、効率的に進行し、参加者全員が満足できるものです。良い会議は、目的が明確であり、参加者や議題が適切であり、意見交換が行われ、進行がスムーズであり、決定事項が明確なものであるといえます。
会議を改善することで、生産性や意見の多様性など、様々なメリットを得ることができます。効果的な会議を行うためには、進行を効率化するための取り組みがとても大切です。

2. 良い会議を行うことのメリット

良い会議を行うことには、以下のようなメリットがあります。
・時間とコストの節約
・チームワークの向上
・意思決定の質の向上
・問題解決の促進

3. 良い会議の特徴

3-1. 参加者が会議に出席する理由が明である

参加者が会議に出席する理由を明確にすることは、会議の成功に不可欠です。参加者が会議に参加する意義や目的を理解することで、参加者のモチベーション向上や議論の質の向上につながります。
例えば、企画会議においては、参加者が「新しい商品のアイデアを出す」という目的を共有していることが重要です。その目的を共有することで、参加者は自分のアイデアを積極的に提供し、議論が活発になります。

3-2. 参加者に会議の目的やゴールを共有されている

参加者に会議の目的やゴールを共有することは、会議の成功に欠かせません。目的やゴールを共有することで、参加者は会議に参加する意義を理解し、議論に積極的に参加することができます。
また、会議の目的やゴールが共有されていない場合には、議論が散漫になり、時間の浪費につながることがあります。

3-3. 分かりやすいアジェンダが用意されている

良いアジェンダを作成することで、会議の効率性や成果を高めることができます。
明確なアジェンダがあり進行がスムーズな会議は、参加者が会議に集中し、意見を出しやすくなります。また、アジェンダを作成することで、議題が漏れることなく全ての議題を網羅できるのも大きなメリットです。
アジェンダが明確であることは、会議の進行や議論を促進するだけでなく、出席者の準備を促す役割も果たします。

3-4. 時間配分が考慮されている

良い会議を行うためには、時間配分を考慮し、会議の進行をスムーズにすることが大切です。
例えば、事前にアジェンダを作成し、各議題に対して設ける時間を明確にすることで、実際の会議でもペースを意識しながら進めることができるようになります。
また、資料を事前共有しておけば、参加者が準備をする時間を確保し、会議の時間を最大限活用することができるでしょう。

3-5. 誰が責任を持つのかが明確になっている

良い会議を行うためには、各議題やタスクに対して責任を持つ担当者を明確にすることが重要です。これにより、責任逃れやタスクの重複を防ぐことができます。
例えば、新商品の開発会議を行うとしましょう。
・デザイン担当者
・技術担当者
・マーケティング担当者
・製造担当者
など、各領域の担当者を決め、各自が責任を持って進めるタスクを明確に把握できるようにする、というイメージです。

4. 良い会議の運営方法

4-1. アイスブレイクで参加者を和ませる

アイスブレイクは会議をスムーズに進めるための重要なステップであり、参加者がリラックスし、気持ちを打ち解けるための効果的な方法です。会議の前に、時間を取ってアイスブレイクを行うことで、参加者がより積極的に議論に参加し、より良い結論を得ることができます。

4-2. 意見を引き出すための方法を知る

意見を引き出すためには、参加者の意見を尊重することが重要です。また、オープンエンデッドな質問を用いたり、グループディスカッションを行うことで、より多くの意見を引き出すことができます。

4-3. 議論を進めるためのファシリテーションの技術

議論を進めるためのファシリテーションの技術として、会議の進行を促進する質問やアジェンダ作成、発言者の調整などのスキルが必要です。
ある調査によると、経営者の75％以上が、効果的な会議運営が組織の成功にとって非常に重要であると回答しています。そのため、会議を円滑に進めるためのファシリテーション技術は、組織やチームの成果に直結する重要なスキルの一つです。

4-4. 意見をまとめる

会議で出た多種多様な意見を整理し、まとめることが大切です。主な手法としては、議事録を作成する方法や、フリップチャートを使ってアイデアを集約する方法があります。
意見を上手くまとめられれば、意見の整理やアイデアの可視化を促し、意見の重複や抜け漏れを防ぎぐことにも繋がります。参加者の合意形成や、次の段階での作業にスムーズに移行できるようになるのです。
また、議事録は会議の進行状況を記録するためにも重要であり、不備や不明点が出たときに参照することもできますよ。

4-5. アクションプランを立てる

アクションプランを立てる際は、目標を具体的に設定し、担当者や期限を明確にしておきます。また、実行可能な範囲で細かくタスクを分割し、進捗管理を行いながら実行していくことが成功の鍵です。
ある経営コンサルティング会社によると、アクションプランを達成するためには「簡潔で明確な目標設定」、「実行可能な範囲で細かくタスクを分割すること」、「誰が責任を持つかを明確にすること」が重要であると報告されています。
さらに実行に至るまでの過程で進捗管理を行い、適宜修正しながら実行していく必要があるでしょう。

まとめ

良い会議を実施するためには、アイスブレイクで参加者の緊張をほぐしたり、議論を進めるためのファシリテーションの技術を身につけたりすることが大切です。意見をまとめる、アクションプランを立てるなど、計画性を持って確実に作業を進めていくようしたいですね。